Maksymilian Mazan-Bury, adwokat, kancelaria KBiW Kurpiejewski, Budzewski i
Wspólnicy, w komentarzu eksperckim dla ISBtech o kwestii samofakturowania w KSeF jako rozwiązania dla wybranych przedsiębiorców.
Wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur nie eliminuje instytucji samofakturowania. W określonych warunkach może ona wręcz zyskać na znaczeniu jako narzędzie porządkujące procesy fakturowania w nowych realiach systemowych. Należy jednak podkreślić, że nie jest to rozwiązanie uniwersalne i jego zasadność powinna być oceniana indywidualnie, z uwzględnieniem specyfiki działalności danego podmiotu.
Samofakturowanie polega na przeniesieniu obowiązku wystawienia faktury ze sprzedawcy na nabywcę towaru lub usługi. Wejście w życie KSeF nie zmienia dopuszczalności prawnej tego mechanizmu, natomiast wprowadza dodatkowy wymóg techniczny w postaci nadania odpowiednich uprawnień w systemie. Oznacza to, że możliwość korzystania z samofakturowania po 1 lutego 2026 r. będzie uzależniona nie tylko od zawarcia właściwej umowy pomiędzy stronami, ale również od prawidłowego ukształtowania dostępu do konta w ramach KSeF.
Przedsiębiorcy, korzystający już z mechanizmu samofakturowania, będą zatem musieli wykonać dodatkową operację, aby było to możliwe w ramach KSeF. Konieczne jest nadanie za pośrednictwem konta w KSeF nabywcy odpowiednich uprawnień do wystawiania faktur w ramach procedury samofakturowania.
Z perspektywy praktyki gospodarczej samofakturowanie może być szczególnie korzystne dla przedsiębiorców współpracujących z dużą liczbą specjalistów lub podwykonawców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Dotyczy to m.in. branży IT, architektonicznej czy medycznej. W takich relacjach to nabywca usługi często dysponuje kompletem danych niezbędnych do wystawienia faktury i jest w stanie sprawnie dokonać tej czynności w KSeF w imieniu sprzedawcy, tym samym odejmując sobie obowiązków związanych z wystawianiem faktur, a jednocześnie posiadając cały czas narzędzia do kontrolowania i nadzoru nad wdrożonym rozwiązaniem samofakturowania.
Dla sprzedawcy oznacza to ograniczenie bieżących obowiązków administracyjnych
związanych z fakturowaniem, przy jednoczesnym zachowaniu kontroli nad dokumentami. KSeF zapewnia bowiem stały podgląd faktur wystawianych w ramach samofakturowania oraz możliwość zarządzania uprawnieniami, co zwiększa bezpieczeństwo obrotu i pozwala na szybką reakcję w przypadku nieprawidłowości.
Samofakturowanie może również usprawnić obieg dokumentów w podmiotach realizujących dużą liczbę powtarzalnych transakcji. Warunkiem skutecznego zastosowania tego mechanizmu jest jednak odpowiednie przygotowanie organizacyjne, w tym precyzyjne uregulowanie zasad współpracy w umowie oraz świadome zarządzanie dostępami w KSeF.
Podsumowując, samofakturowanie nie powinno być traktowane jako rozwiązanie powszechne. W określonych strukturach współpracy może jednak stanowić realne wsparcie w funkcjonowaniu przedsiębiorców po wejściu KSeF, ograniczając obciążenia administracyjne i porządkując procesy fakturowania, pod warunkiem zachowania właściwego reżimu organizacyjnego i kontrolnego.
