Twoja firma i gotowość na automatyzację

Stale rozwijające się firmy muszą liczyć się z koniecznością usprawnienia procesów. W przebiegu analizy, przygotowującej do wybrania najwłaściwszych metod automatyzacji, ważne jest zastanowienie się nie tylko nad tym, jakim sytuacjom chcemy zapobiec, ale przede wszystkim – co chcemy osiągnąć.

Kluczowym elementem do osiągania wyników przez przedsiębiorstwa jest jakość produkowanych wyrobów i usług oraz wyższa wydajność produkcji. Dlatego, aby osiągać przewagę konkurencyjną, przedsiębiorstwa w coraz większym stopniu automatyzują procesy.

Według raportu McKinsey & Company, Polska aż 49% czasu pracy w Polsce zajmują czynności, które mogłyby zostać zautomatyzowane przy użyciu dostępnych dziś technologii, a potencjał automatyzacji pracy w Polsce sięga aż 50%. Istotne jednak jest odpowiednie przygotowanie i sprawne wprowadzenie nowych rozwiązań w firmie.

Audyt stanu firmy to pierwszy i najważniejszy krok, od którego uzależnione są dalsze działania. Nasz kilkuosobowy zespół przeprowadza weryfikację, która pozwoli nam określić gotowość firmy na wdrożenie automatyzacji procesów. Jeśli widzimy, że przedsiębiorstwo w danym momencie nie poradzi sobie z takim wyzwaniem – proponujemy alternatywne rozwiązania usprawniające” – mówi Mikołaj Dramowicz, prezes datapax.

Natomiast uważa, że takie badanie warto wykonać, nawet jeśli szanse na automatyzacje są niewielkie.

Specjalizujemy się w szybkiej ocenie zdolności firmy do automatyzacji, a opracowany przez nas raport zapewnia ogólny ogląd na funkcjonowanie firmy. Pozwala znaleźć te procesy, które mają największy potencjał do poprawy pod kątem efektywności. Pokazuje również, co zrobić, aby przedsiębiorstwo osiągnęło pełną gotowość do automatyzacji oraz alternatywny do automatyzacji sposób na zwiększenie wydajności” – dodał Dramowicz.

Obecnie popularne jest łączenie różnych praktyk tak, aby stworzyć rozwiązanie najlepiej dopasowane do potrzeb firmy. Datapax łączy w tym celu informacje z zakresu Lean Management (czy i w jakim stopniu jest dostępna kultura ciągłego doskonalenia), wykorzystania systemów ERP/MES/SCADA i Teorii Ograniczeń (pokazujące, czy optymalnie wybiera się priorytety związane z usprawnieniami).

Zarządzanie zmianami wymaga każdorazowego dopasowania strategii do założonych celów przy jednoczesnym minimalizowaniu lub maksymalizowaniu prac nad poszczególnymi komponentami: zarządzaniem, ludźmi, procesami, IT i finansami. Jednak najważniejszym krokiem jest uświadomienie firmie, że wdrożenie automatyzacji w przedsiębiorstwie nie jest założeniem ponad ich możliwości i równie dobrze mogą skorzystać z niego niewielkie organizacje, jak i międzynarodowe korporacje.

Automatyzacja a czynnik ludzki w firmie

Każdy przedsiębiorca budujący swój zespół od początku doskonale zna niuanse i atmosferę, która panuje w miejscu pracy. Jak natomiast sprawnie zweryfikować, które czynniki i osoby wstrzymują rozwój, blokują wprowadzanie nowych rozwiązań czy nawet nie pozwalają na pełne wykorzystanie potencjału posiadanego know-how?

Zidentyfikowanie motywatorów pracowników, ich oczekiwań i rzeczywistych kompetencji na zajmowanym stanowisku to praca wymagająca dobrania stosownych metod i obserwacji dynamiki w firmie. Przełożenie metod badawczych, doskonale opisanych przez teoretyków zarządzania zasobami ludzkimi, może się zupełnie nie sprawdzać w środowisku zawodowym działającym jak żywy organizm.

Automatyzacja dotyczy każdych powtarzalnych czynności, a więc poza procesami produkcyjnymi, również zarządzania umowami, fakturami, zatrudniania i wdrażania nowych pracowników. Jeśli jeden z wymienionych czynników jest bardziej uciążliwy niż produktywny, warto stworzyć mechanizmy pozwalające na jego powielanie przy jednoczesnym minimalizowaniu poświęconego czasu i pracy a maksymalizowaniu efektu.

Przełożenie stosunku zatrudnionych osób do pracy wymagającej wykonania w stosunku 1:1 doprowadzi do powstania wąskiego gardła w związku z faktyczną wydajnością pracowników. Tym większej uwagi wymaga stworzenie im takich warunków
pracy, które pozwolą na sprawny przepływ danych.

W związku z wynikami badań weryfikujących środowisko pracy i zależność między czasem
poświęconym na wykonanie zadań, coraz więcej firm decyduje się na testowe wprowadzenie skróconego dnia pracy. O krok dalej poszedł Microsoft, który w swoim japońskim oddziale wprowadził program Work Life Choice Challenge 2019 Summer, dzięki któremu pracownicy mogli cieszyć się czterodniowym tygodniem pracy.

Pamiętajmy, że zmniejszenie liczby godzin spędzanych w biurze nie jest związane ze zmniejszeniem ilości obowiązków. Wszystkie dotychczasowe zadania muszą być wykonywane tak, jak dotychczas. Dlatego to rozwiązanie nie sprawdzi się w każdej instytucji – jest jednak ważnym czynnikiem bezpośrednio związanym z rozwojem firmy, usprawnianiem procesów i skracaniem łańcucha dostaw – dodaje Mikołaj Dramowicz.

Odpowiedzialne zarządzanie finansami przedsiębiorstwa

W związku z zapowiedziami zmiany płacy minimalnej i ogólnym wzrostem kosztów prowadzenia działalności, przedsiębiorstwa produkcyjne i dystrybucyjne będą coraz częściej poszukiwać rozwiązań pozwalających im na utrzymanie pozycji na rynku i zapewnienie ciągłości świadczenia usług przy utrzymanym jednocześnie bezpieczeństwie finansowym.

Automatyzacja wiąże się z inwestycjami, jednak im szybciej firma postanowi zmierzyć się z tym wyzwaniem, tym większa będzie jej przewaga wśród innych przedstawicieli branży. Zmniejszenie ilości roboczogodzin poświęconych na wytwarzanie produktów i dostarczanie usług, prace administracyjne lub śledzenie informacji, które odpowiedni system w łatwy sposób pogrupuje i skataloguje, pozwoli pracownikom skuteczniej wykonywać swoje zadania i docierać do nowych klientów. Dobrze przemyślane wyeliminowanie niepotrzebnych procedur i priorytetyzacja zadań skutkują zyskiem firmy już od pierwszego miesiąca po wprowadzeniu zmian – podkreśla Mikołaj Dramowicz.

Widzimy więc, jak dużym wyzwaniem dla przedsiębiorstwa jest zmiana dotychczasowego sposobu funkcjonowania i jak różnorodne czynniki należy wziąć pod uwagę na długo przed wdrożeniem automatyzacji procesów. To nie tylko wprowadzenie odpowiednio zaprojektowanych maszyn, które zastąpią wielokrotnie wykonywane i powtarzalne czynności.

Począwszy od ustalenia możliwości finansowych, poprzez przeanalizowanie każdego elementu w łańcuchu produkcji i obsłudze IT, aż do współpracy z ludźmi, którzy będą następnie nadzorować funkcjonowanie firmy – każdy etap rodzi konieczność przeanalizowania jego mocnych i słabych stron i znalezienia najlepszych rozwiązań w
nowej strukturze przedsiębiorstwa.