Polacy pracują dużo, często ciężko i co gorsza z relatywnie niższą produktywnością w porównaniu nawet z krajami naszego regionu. Cyfrowe czasy przynoszą możliwości, które mają wspomagać efektywniejszą i wydajniejszą pracę. Jeśli czas i praca uciekają ci na ich planowaniu, przeczytaj nasz materiał.
Michał Gołgowski, dyrektor zarządzający Spring Poland, wskazuje, że obecnie mamy dostęp do narzędzi cyfrowych, wspierających pracownika na każdym etapie jego dnia zajęć. Wśród nich wymienia program do zarządzania projektami i pracą zespołu Asana. Z kolei Evernote czy todoist to aplikacje mające wspomagać pojedynczych użytkowników. Ich kluczowym zadaniem jest ułatwienie w organizowaniu własnych list spraw do załatwienia czy rzeczy do zrobienia.
„Kluczowe jest jednak nie samo działanie tych aplikacji, a nastawienie użytkownika do nich i do własnych zadań” – stwierdza Gołgowski.
Nawet najlepsza aplikacja nie będzie samodzielnie i regularnego uzupełniać swoich list, a jeszcze ważniejsze następnie ich realizować. Mogą one jedynie służyć pracownikowi jako organizator dnia roboczego, motywator do działania i ułatwienie osiągania wyznaczonych celów.
Czasami jednak wystarczającą barierą do zrealizowania dziennych planów jest… uzależnienie od cyfrowego życia i aktywności w social media.
„Każdy pracodawca zdaje sobie sprawę, że ludzie korzystają z tych portali także w pracy. Ważne, by być świadomym czasu, który tam spędzają” – stwierdza Gołgowski.
Pomocą dla pracodawcy w tym zakresie są aplikacje kontrolujące, w jaki sposób spędzany jest czas teoretycznie przeznaczony na pracę. Tu ekspert wymienia aplikację Rescue Time, która wskazuje, na jakich stronach pracownicy spędzili w ciągu dnia najwięcej czasu.
„Jeśli po całym dniu w pracy nic nie jest zrobione, być może warto sprawdzić, ile czasu przepadło na Facebooku czy innych stronach” – mówi dyrektor Spring Poland.
Co ciekawe, cyfrowa kontrola mijającego czasu paradoksalnie również jest mieczem obosiecznym. Ekspert wskazuje, że coraz większe skomplikowanie systemów wspierania produktywności może doprowadzić niejednokrotnie do tak skrupulatnego planowania zajęć i obowiązków, że w efekcie ucieka nam sama praca.
„Coraz popularniejszą metodą unikania pracy jest wpisywanie zadań w niezliczone systemy, ustawianie przypomnień i czytanie artykułów na temat zwiększania własnej produktywności. A właściwa praca nie zostaje nawet rozpoczęta” – wskazuje Gołgowski.
Akcja musi wywołać reakcję, więc zdążył już powstać nurt grupujący ludzi organizujących sobie pracę bez użycia narzędzi cyfrowych. Przykładem takiego narzędzia jest tzw. Hipster PDA, w formie notesu z kartek złączonych dużym spinaczem. Inny system analogowego planowania pracy to Bullet Journal. Jego użytkownicy korzystają z notesów w kropki i w zależności od swoich potrzeb nawet rysują w nich swoje plany, jak również mogą zdobić swoje notesy.
„Powinno istnieć tylko jedno kryterium wyboru narzędzia wspierania zabieganych – jeśli działa, jest dobre” – podsumowuje Gołgowski.
