Rada Miasta Madryt rozpoczęła głęboką modernizację wewnętrznego systemu zarządzania przy użyciu oprogramowania SAP. Celem tej współpracy jest cyfryzacja procedur, poprawa wydajności oraz zapewnienie lepszych usług pracownikom miejskim i mieszkańcom. Madryt ma ambicje, by znaleźć się w czołówce miast cyfryzujących procesy w administracji i rezygnujących z papierowej dokumentacji.
Madryt korzysta z oprogramowania SAP od dwóch dekad. Współpraca rozpoczęła się w 2004 roku od wdrożenia pierwszych rozwiązań w obszarach finansów i HR, a w 2020 roku uruchomiono projekt modernizacji administracji publicznej wraz z migracją do chmury prywatnej. Proces ten jest obecnie kontynuowany dzięki wdrożeniu rozwiązania RISE with SAP oraz platformy SAP Business Technology Platform. Pierwsza z nich to kompleksowa inicjatywa, która łączy elementy niezbędne do migracji do chmury prywatnej w ramach jednej umowy: SAP S/4HANA, infrastrukturę i usługi zarządzane. Druga to platforma służąca do integracji, rozbudowy i tworzenia aplikacji.
Nowy model zarządzania publicznego
Wdrożenie tych technologii stanowi prawdziwą rewolucję w sposobie zarządzania procedurami miejskimi – od budżetowania, poprzez realizację i kontrolę dochodów oraz wydatków, aż po kompleksowe zarządzanie HR. To podejście pozwala odejść od tradycyjnych modeli opartych na rozproszonych systemach na rzecz ujednoliconego zarządzania, które bazuje na informacjach pozyskanych w czasie rzeczywistym i w wyniku działania scyfryzowanych procesów.
Transformacja ma duży wpływ na obszar podatków – część projektu obejmuje integrację rozwiązań SAP z miejską platformą zarządzania finansami. Dzięki temu sfera dochodów miasta staje się naturalnym przedłużeniem systemu finansowego, eliminuje izolowane rozwiązania i ułatwia kompleksowy wgląd w cały cykl: od rejestracji i ustalania wysokości podatków, po pobór i kontrolę. W rezultacie poprawia się wydajność operacyjna, a jednocześnie wzmacnia się kontrola finansowa i możliwości planowania budżetu.
W tej chwili aż dwie trzecie dochodów podatkowych Rady Miasta jest zarządzanych w nowym środowisku IT, w tym podatki od nieruchomości, odpadów komunalnych z działalności gospodarczej, czy zysków kapitałowych. Kolejnym krokiem będzie włączenie podatku od pojazdów silnikowych oraz od działalności gospodarczej.
Projekt zrealizowano etapami. Przez rok zweryfikowano i ujednolicono dane podstawowe z poprzednich systemów zarządzania: tożsamości w policyjnych bazach danych, adresy podatkowe oraz miejski rejestr ulic. Proces ten pozwolił stworzyć spójne profile podatników i umożliwił w 2024 roku osiągnięcie wskaźnika efektywności podatku nieruchomościowego na poziomie 98,02%. Jakość danych jest nadal utrzymywana w odniesieniu do wszystkich nowych rejestracji.
Technologia SAP daje nam niezwykłą szansę na przyspieszenie naszej transformacji cyfrowej i urzeczywistnienie wizji bardziej wydajnego, innowacyjnego i zorientowanego na obywatela samorządu lokalnego. Projekt ten oznacza zmianę paradygmatu: przechodzimy od zarządzania dokumentacją papierową i odizolowanymi systemami do zintegrowanego i inteligentnego zarządzania informacjami oraz procesami. Daje nam pełny obraz sytuacji. Jako stolica Madryt ma zarówno obowiązek, jak i szansę, by znaleźć się w czołówce zmodernizowanej administracji publicznej i służyć jako wzór dla innych gmin – komentuje Juan Corro, kierownik ds. IT w Radzie Miasta Madryt.
SAP pozostaje głęboko zaangażowany w działania na rzecz hiszpańskiego sektora publicznego, którego wspieramy w procesach modernizacji od dziesięcioleci. To wzorcowy przykład zaawansowanej administracji cyfrowej, ponieważ pokazuje, w jaki sposób technologia może pełnić rolę strategicznego czynnika ułatwiającego upraszczanie procesów i integrację informacji. A także wzmacnia proces podejmowania decyzji opartych na danych, dając do nich dostęp w czasie rzeczywistym i kładąc podwaliny pod bardziej elastyczną, innowacyjną i zorientowaną na usługi administrację publiczną – stwierdził Carlos Lacerda, starszy wiceprezes i dyrektor zarządzający SAP na Europę Południową.
Korzyści dla administracji i obywateli
Projekt przynosi korzyści zarówno pod względem wewnętrznej wydajności i zarządzania, jak i usług dla obywateli. Model administracji „bez papieru” umożliwia pełną cyfryzację procesów kadrowych od początku do końca. Wnioski są obsługiwane w całości za pośrednictwem intranetu miejskiego. Wewnętrznie pracownicy sektora publicznego mogą przeglądać i zatwierdzać procedury z pełną identyfikowalnością i w zaledwie kilku krokach, co skraca czas przetwarzania i ogranicza błędy spowodowane powielaniem danych. Efektem jest bardziej elastyczna, wydajna i dostępna niemal przez całą dobę usługa, która poprawia zarówno doświadczenia pracowników, jak i jakość usług dla obywateli.
Funkcje automatyzacji i sztucznej inteligencji zostały zintegrowane z systemem ERP, co pozwala urzędnikom znacznie poprawić wydajność i produktywność w pracy Rady Miasta. Rutynowe procesy, takie jak uzgadnianie sald bankowych i alokacja środków budżetowych, są zautomatyzowane dzięki regułom i uczeniu maszynowemu. Ponadto wykorzystanie botów oraz usług w ramach SAP BTP ułatwia automatyczne wykonywanie powtarzalnych zadań w różnych systemach. Zmniejsza to nakład pracy ręcznej, minimalizuje liczbę błędów i pozwala zaoszczędzić czas. Analizy w czasie rzeczywistym usprawniają proces podejmowania decyzji, a w połączeniu z mobilnym i zdalnym dostępem do aplikacji umożliwiają bardziej zwinne i elastyczne zarządzanie.
Wdrożenie rozwiązania RISE with SAP pozwala Radzie Miasta Madryt przejść na bardziej zrównoważony i ekonomicznie wydajny model IT, oparty na zasadach subskrypcji i płatności za rzeczywiste wykorzystanie. Takie podejście ogranicza inwestycje początkowe, zapewnia większą przewidywalność budżetu i optymalizuje całkowity koszt posiadania. Dzięki skalowaniu wdrożeń zgodnie z potrzebami miasta i płaceniu wyłącznie za niezbędne zasoby, miasto poprawia odpowiedzialne zarządzanie środkami publicznymi, generując jednocześnie potencjalne długoterminowe oszczędności.
Madryt dysponuje więc elastyczną platformą gotową do rozwijania jej wraz z kolejnymi zmianami technologicznymi, regulacyjnymi i społecznymi. Miasto będzie mogło dostosować się do krajowych i europejskich regulacji cyfrowych, wdrożyć AI i zaawansowane funkcje analityczne oraz ewoluować w kierunku modelu inteligentnej administracji, w którym dane stają się strategicznym czynnikiem umożliwiającym lepszą politykę publiczną.
