Z analiz firmy Forscope wynika, że polskie instytucje publiczne zaoszczędziły do tej pory ok 12 mln. euro, dzięki wykorzystaniu tzw. pośredniej dystrybucji oprogramowania, czyli zakupu licencji oprogramowania z rynku wtórnego. To rozwiązanie jest szczególnie atrakcyjne dla organizacji, które stawiają na kontrolę budżetu, a nie na usługi chmurowe czy częste aktualizacje. W Unii Europejskiej odsprzedaż licencji na oprogramowanie jest chroniona przepisami prawa, pod warunkiem, że licencje pierwotne zostały nabyte legalnie, a użytkownik zaprzestał/zakończył ich używanie. Otwiera to legalną i efektywną kosztowo alternatywę wobec zakupów bezpośrednich.
Transformacja cyfrowa i rosnąca potrzeba ścisłej kontroli finansowej wpływają na procesy zakupowe oprogramowania, które przestały być rutynową czynnością i stały się kluczowymi elementami strategicznego planowania biznesowego. Od nowoczesnych firm oczekuje się równocześnie elastyczności, zgodności z regulacjami i efektywności. W tym kontekście sposób, w jaki firmy i instytucje nabywają licencje na oprogramowanie ma istotny wpływ na ich efektywność i kondycję finansową.
Trudne decyzje
W ramach zmian w otoczeniu IT, jedną z podstawowych decyzji, jakie muszą podejmować organizacje, jest wybór pomiędzy zakupem licencji bezpośrednio od producentów lub ich partnerów a skorzystaniem z pośrednich (wtórnych) kanałów dystrybucji. Zrozumienie różnic i korzyści związanych z każdym z tych modeli jest kluczowe dla firm i instytucji dążących do optymalizacji kosztów.
Bezpośrednia dystrybucja oprogramowania obejmuje programy licencyjne i kanały sprzedaży oferowane bezpośrednio przez producentów, takich jak np. Microsoft. Różnią się one skalą i przeznaczeniem, ale wszystkie wiążą się z określonymi wymaganiami i ograniczeniami, które firmy powinny poznać. Przykładami są programy Cloud Solution Provider (CSP) oraz Open Value (OV), które umożliwiają dostęp do najnowszych produktów i pakietów wsparcia w ramach oficjalnych umów licencyjnych Microsoftu.
CSP pozwala na subskrypcję planów Microsoft 365 lub zakup licencji wieczystych bez opcji Software Assurance. Licencje są powiązane z kontem klienta w Microsoft 365 Admin Center i zarządzane w ramach Microsoft Customer Agreement. Ten model sprawdza się w organizacjach potrzebujących elastycznego rozwiązania i aktualnych wersji oprogramowania, szczególnie jeśli integracja z chmurą jest priorytetem.
Program Open Value opiera się na licencjonowaniu zbiorczym i obejmuje licencje dożywotnie wraz z obowiązkowym pakietem Software Assurance. Wymaga dokonania minimalnego zakupu początkowego i funkcjonuje na zasadach określonych w umowie Microsoft Commercial. Takie podejście zapewnia długoterminowy dostęp do aktualizacji, wsparcia technicznego i dodatkowych korzyści licencyjnych, ale wiąże się zazwyczaj z wyższymi kosztami początkowymi i bieżącymi. Open Value może być odpowiednim rozwiązaniem dla podmiotów przewidywalnym tempie rozwoju i potrzebie ciągłego wsparcia.
W poszukiwaniu oszczędności
Organizacje mogą jednak rozważyć alternatywną ścieżkę tzw. dystrybucję pośrednią. Oznacza ona zakup używanych, dożywotnich licencji oprogramowania z rynku wtórnego. Licencje te, choć nie są powiązane z kontem Microsoft klienta i nie zawierają pakietu Software Assurance, oferują te same funkcjonalności co nowe, w znacznie niższej cenie. Pochodzą one z tych samych źródeł (pierwszy właściciel nabył je za pośrednictwem kanałów bezpośrednich od producenta), dlatego zapewniają identyczne narzędzia, funkcje, jakość oraz zgodność z polityką cyklu życia produktu.
To rozwiązanie jest szczególnie atrakcyjne dla organizacji, które stawiają na kontrolę budżetu, a nie na usługi chmurowe czy częste aktualizacje. Umożliwia ono korzystanie z najbardziej opłacalnych metod zakupu oprogramowania, pomijając wysoki próg wejścia i zobowiązania zakupowe, typowe dla kanałów dystrybucji bezpośredniej.
Zalety dystrybucji pośredniej zyskują coraz większe znaczenie w obecnych realiach gospodarczych. Używane licencje pomagają organizacjom obniżyć koszty IT bez rezygnacji ze zgodności ani funkcjonalności operacyjnej. W Unii Europejskiej odsprzedaż licencji na oprogramowanie jest chroniona przepisami prawa, pod warunkiem, że licencje zostały pierwotnie nabyte legalnie, a użytkownik zaprzestał ich używania. Otwiera to legalną i efektywną kosztowo alternatywę wobec zakupów bezpośrednich. Opcję, która może uwolnić kapitał na inne strategiczne inwestycje.
Sytuacja „win – win”
Dystrybucja pośrednia przynosi korzyści nie tylko nabywcom. Tworzy również możliwości monetyzacji dla firm posiadających zbędne lub niewykorzystywane licencje. Zamiast pozwalać, by te zasoby z czasem traciły na wartości, organizacje mogą legalnie odsprzedać licencje wieczyste, których już nie potrzebują, zamieniając nieaktywne aktywa IT w realny kapitał. Potencjał odsprzedaży przekształca oprogramowanie z kosztu nieodwracalnego w nakład inwestycyjny, który można częściowo odzyskać. Dzięki temu podmioty uzyskują elastyczność finansową rzadko spotykaną w modelach opartych na chmurze lub subskrypcji. Dla firm przechodzących restrukturyzację IT lub zatrudnienia, czy też migrację do chmury, taka ścieżka umożliwia zrównoważenie nowych wydatków, przy zachowaniu zgodności z przepisami unijnymi regulującymi wtórny obrót licencjami.
Sektor publiczny zauważył szansę – milionowe oszczędności
Wiele instytucji publicznych w Europie Środkowo-Wschodniej już wykorzystało ten model, osiągając znaczne oszczędności. W Czechach instytucje publiczne zaoszczędziły już ponad 9 milionów euro, na Słowacji ponad 5 milionów, a w Polsce ponad 12 milionów euro. Według danych z rynku bułgarskiego potencjał oszczędności dla sektora publicznego szacuje się na około 4 miliony euro rocznie.
Już teraz wiele bułgarskich instytucji podjęło kroki w tym kierunku. Wśród nich są między innymi samorządy lokalne, biblioteki publiczne, służby państwowe, a nawet prokuratury rejonowe. Każda z nich osiągnęła oszczędności od kilku do ponad 25 tysięcy euro, w zależności od swoich potrzeb i skali działania.
Podejście strategiczne
Wybór między dystrybucją bezpośrednią a pośrednią rzadko bywa prosty. Optymalne rozwiązanie zależy od wielu czynników: wielkości firmy, infrastruktury IT, gotowości do pracy w chmurze, wymogów prawnych oraz długoterminowej strategii cyfrowej. Należy wziąć pod uwagę nie tylko początkowy koszt oprogramowania, ale również całkowity koszt jego posiadania, w tym: aktualizacje, wsparcie techniczne, skalowalność i ciągłość działania. Modele subskrypcyjne mogą wydawać się atrakcyjne ze względu na niski koszt wejścia, ale z czasem mogą prowadzić do wyższych kosztów całkowitych. Licencje wieczyste , szczególnie te z rynku wtórnego, mogą zapewnić większą przewidywalność i kontrolę, choć czasem mogą nie oferować dynamicznego wsparcia typowego dla nowszych rozwiązań chmurowych.
Współpraca z doświadczonym doradcą licencyjnym może pomóc organizacjom poruszać się po złożonym świecie zakupu oprogramowania. Wspiera on swoich partnerów w ocenie zarówno bezpośrednich, jak i pośrednich modeli dystrybucji, oferując doradztwo dostosowane do posiadanej infrastruktury, budżetu oraz zdefiniowanych celów długoterminowych. Dzięki współpracy firmy zyskują wiedzę na temat praktycznych konsekwencji każdej z opcji i mogą podejmować bardziej świadome i opłacalne decyzje licencyjne.
„Naszą misją jest wspieranie organizacji w podejmowaniu inteligentnych decyzji zakupowych w obszarze IT. Niezależnie od tego, czy ktoś rozważa najnowsze rozwiązania Microsoft oparte na chmurze i AI, czy też potencjalne oszczędności związane z licencjami używanymi, pomagamy jej zrozumieć dostępne opcje i dokonać wyboru z pełnym przekonaniem” – powiedział Jakub Sulak, CEO Forscope.
W świecie, gdzie technologia rozwija się w zawrotnym tempie, a efektywność kosztowa staje się kluczowym priorytetem, umiejętność świadomego i dopasowanego do potrzeb zakupu oprogramowania może stanowić jedną z istotnych przewag konkurencyjnych. Dystrybucja pośrednia daje organizacjom potężne narzędzie do maksymalizacji wartości inwestycji IT szczególnie wtedy, gdy idzie w parze z i podejściem strategicznym.
Dla organizacji, które chcą zoptymalizować koszty oprogramowania, zachowując przy tym zgodność z przepisami i wysoką wydajność, eksploracja rynku wtórnego może otworzyć drogę do mądrzejszych i bardziej zrównoważonych zakupów IT.
O Forscope
Forscope to największy broker oprogramowania w Europie Środkowo-Wschodniej. Oferuje licencjonowany software dla firm oraz instytucji publicznych, które pozyskuje za pomocą innowacyjnego i efektywnego kosztowo modelu. Forscope zapewnia również kompleksową obsługę, w tym wsparcie techniczne oraz doradztwo w zakresie licencji i kwestii prawnych. Siedziba główna firmy znajduje się w Czechach i prowadzi działalność w 9. krajach Europy Środkowo-Wschodniej. Forscope jest certyfikowanym partnerem Microsoftu, a także posiada certyfikację ISO 9001:2015 oraz ISO 27001.
