O co najmniej dwa lata, a niewykluczone, że i o całą dekadę przyspieszyło tempo transformacji cyfrowej w firmach w okresie pandemii koronawirusa. Już prawie połowa firm w Polsce (44 proc.) przyznaje, że przez ostatnie pół roku realizowała projekty związane z cyfryzacją szeroko rozumianego obszaru zarządzania kadrami. Działo się to w okresie lockdownu, który oznaczał konieczność pracy z domu dla milionów osób na całym świecie. Co te digitalowe zmiany oznaczają dla biznesu?
Dzięki takiemu tempu z pewnością udało się nadrobić sporo opóźnień cyfrowych w tym zakresie. A pracować było nad czym, bo zgodnie z raportem sprzed roku, kiedy o COVID-19 jeszcze nikt nie słyszał, aż 48 proc. akt pracowniczych w Polsce było gromadzonych wyłącznie w formie papierowej, a 41 proc. w formie częściowo elektronicznej. Na raportowanie (wewnętrzne i zewnętrzne) działy HR poświęcają średnio 50 godzin miesięcznie.
Obsługa dokumentacji papierowej wymaga pełnoetatowej pracy od dwóch do pięciu osób. Tymczasem obsługa dokumentacji w formie elektronicznej wymaga tylko jednej osoby w niepełnym wymiarze czasu. Dzięki personalnej e-teczce dział HR zaoszczędza około 30 proc. bezproduktywnego czasu traconego na poszukiwanie oraz uzupełnianie danych pracowników i może reinwestować ten czas w inne, strategiczne zadania służące rozwojowi firmy oraz jej pracowników.
Nowe przepisy – nowe obowiązki i możliwości
Do końca 2018 r. każda firma miała obowiązek przechowywania całej dokumentacji pracowniczej w wersji papierowej aż przez 50 lat. Dla porównania w Niemczech jest obowiązek przechowywania tego typu druków przez okres dziesięciu lat, w Wielkiej Brytanii – przez sześć lat, a w USA – przez trzy lata. Choć z perspektywy osób zatrudnionych tak długi termin okazywał się często bardzo pożyteczny, to dla pracodawców był on problemowy.
Tym bardziej, że z dniem 1 stycznia 2020 r. w życie weszły zaostrzone regulacje dotyczące archiwizacji tego typu dokumentów. Dotyczą one m.in. obowiązku zachowania odpowiedniej temperatury i wilgotności w pomieszczeniach, w których są przechowywane. Za codzienną kontrolę i rejestrację tych parametrów odpowiada pracodawca. Dokumenty muszą być również dobrze zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych. Inna, bardzo istotna i wprowadzona jeszcze w ubiegłym roku zmiana dotyczy z kolei konieczności podziału wszystkich akt osobowych na cztery, a nie, jak to było wcześniej na trzy, części.
„Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, akta pracownicze mogą być gromadzone w formie elektronicznej” – mówi Agnieszka Wolszczak, Dyrektor HR w Europie Środkowej w Iron Mountain.
„Dokumenty pracowników, którzy rozpoczęli pracę po 1 stycznia 2019 r., trzeba przechowywać przez okres 10 lat. Dla zatrudnionych przed tym okresem istnieje co prawda nadal obowiązek 50 lat, ale w przypadku osób wykonujących pracę od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. czas ten można również skrócić do 10 lat. Warunkiem niezbędnym jest jednak złożenie wcześniej specjalnych raportów informacyjnych do ZUS” – dodaje.
Outsourcing jako rozwiązanie
Mimo że elektroniczna forma prowadzenia akt osobowych pracowników została prawnie dopuszczona już w ubiegłym roku, to do marca bieżącego roku niewiele firm zdecydowało się skorzystać z takiej możliwości. Dla większości pracodawców proces wdrożenia e-teczek wydawał się skomplikowany, żmudny, czasochłonny i wymagający licznych konsultacji prawnych. Podejście to zmieniła dopiero pandemia koronawirusa, która udowodniła, jak ważne i cenne jest to, by działy kadrowe miały bezproblemowy dostęp do dokumentacji pracowniczej z każdego miejsca z dostępem do Internetu. W efekcie liczba wydanych certyfikatów kwalifikowanych umożliwiających zmianę dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej na wersję elektroniczną wzrosła w ciągu ostatniego roku o około 100 tys., czyli o 17 proc. i wynosi obecnie ponad 600 tys..
Z pomocą firmom w digitalizacji akt kadrowych przyszły zewnętrzne przedsiębiorstwa specjalizujące się w tej dziedzinie. Dzięki odpowiednim procedurom, wieloletniemu doświadczeniu oraz unikalnemu know-how są w stanie wspomóc każdą instytucję w zarządzaniu dokumentacją pracowniczą. Korzystając z usług takich podmiotów, można zlecić im m.in. digitalizację tradycyjnych dokumentów, audyt zgodności z prawem czy ich archiwizację. Przykładem rozwiązań dostępnych na rynku może być tzw. wirtualna teczka HR, która ułatwia zarówno sam proces zarządzania aktami pracowniczymi, jak i ich późniejszą archiwizacją w momencie ustania stosunku pracy.
„Przechowywanie akt pracowniczych ulega ciągłym zmianom legislacyjnym” – mówi Agnieszka Wolszczak, Dyrektor HR w Europie Środkowej w Iron Mountain
„Wiele z tych modyfikacji, jak np. Pracownicze Plany Kapitałowe, generuje wzrost liczby dokumentów w firmach. Bardzo ważne jest także to, że po określonym w przepisach koniecznym okresie przechowywania dokumentacji kadrowej, pracodawca ma bezwzględny obowiązek ich zniszczenia w czasie 12 miesięcy i w odpowiedni sposób” – dodaje.
Bezpieczeństwo i dodatkowe korzyści
Cyfryzacja dokumentów kadrowych oznacza dla każdej firmy sporo korzyści. Jest to m.in. zmniejszenie liczby dokumentów, odciążenie działów HR, a także zachowanie całkowitej zgodności akt pracowników z obowiązującymi przepisami, w tym z RODO. Nie można oczywiście zapomnieć o tym, że pracownicze e-teczki muszą być oczywiście również starannie zabezpieczone, by nie dostały się w niepowołane ręce. Z pewnością jest to jednak łatwiejsze i tańsze niż zabezpieczanie dokumentów w tradycyjnej wersji papierowej.
