Adaptable organization, cyfrowa firma na miarę czasów

Łukasz Wróbel, WEBCON

Łukasz Wróbel, CBDO i wiceprezes w WEBCON, w analizie dla ISBtech, na temat aktualnych trendów w transformacji cyfrowej firm.

Globalna pandemia koronawirusa i jej ekonomiczne konsekwencje zmusiły światowe agencje badawcze do ponownego przyjrzenia się prognozowanym na przełomie roku trendom technologicznym.

Jedną z idei, która w ostatnich miesiącach nie tylko nie straciła na znaczeniu, ale znalazła dodatkowy punkt oparcia, a wręcz potwierdzenie w nowych realiach jest koncepcja adaptable organization. Co się za nią kryje? Dlaczego właśnie teraz jest bardziej istotna i warta uwagi niż kiedykolwiek wcześniej?

Pod koniec 2019 roku analitycy Gartnera zadali swoim czytelnikom pytanie „Czy Twoją organizację cechuje przystosowawczość?”. Jak argumentowali, firmy zbyt mocno optymalizujące się pod warunki „tu i teraz” nie będą w stanie elastycznie podejść do wyzwań prowadzenia biznesu w czasach ciągłej zmiany i w efekcie pozostaną w tyle.

Wyprzedzą je te przedsiębiorstwa, które budują strategię biznesową w duchu agile oraz potrafią na bieżąco dostosowywać kluczowe procesy biznesowe do wymagań rzeczywistości, w jakiej przychodzi im funkcjonować.

Skuteczna realizacja idei adaptable organization wymaga gruntownych zmian w kilku obszarach kultury organizacyjnej firmy. Deloitte wymienia ich pięć: ekosystem, organizacja pracy, zespół, liderzy oraz indywidualny pracownik.

Katalizatorem, który ewolucję na tych wszystkich płaszczyznach ułatwia i wzmacnia jej efekty jest digitalizacja, ale rozumiana jako ciągły i przemyślany proces cyfrowej transformacji, a nie tylko wdrożenie pojedynczych aplikacji ułatwiających członkom zespołu zdalną komunikację czy pracę z dowolnego miejsca.

Wiedza o firmie zapisana w systemie workflow

Cyfryzacja pomaga przedsiębiorstwom osiągnąć poziom adaptable na 3 główne sposoby. Po pierwsze, digitalizując proces zapisujemy wiedzę, która w przeciwnym razie istniałaby tylko w głowach pracowników lub w innej rozproszonej, a przez to trudnej do zarządzania i wykorzystania, formie.

Dzięki temu nasze know-how i dobre praktyki zostają zarejestrowane w systemie informatycznym i mogą z nich korzystać zarówno pracownicy z wieloletnim stażem, jak i ci, których dopiero zatrudniliśmy i przeprowadzamy przez onboarding. Po drugie, digitalizacja umożliwia automatyzowanie czynności, co już samo w sobie niesie szereg korzyści dla przedsiębiorstwa.

W dobie dobrobytu, dzięki usprawnianiu obowiązków żmudnych i powtarzalnych pracownicy odzyskują czas, który mogą przeznaczyć na bardziej ambitne zadania, wykorzystując pokłady swojej kreatywności, doświadczenia czy specjalistycznej wiedzy. Z kolei w sytuacjach kryzysowych, które nierzadko wiążą się z koniecznością redukcji zatrudnienia, automatyzacja stoi na straży tego, by firma mogła dalej funkcjonować i dostarczać swoim klientom wysokiej jakości usługi i produkty pomimo ograniczonych zasobów kadrowych.

Procesy działają jak w szwajcarskim zegarku

Co więcej, digitalizacja nie tylko usprawnia procesy, ale również umożliwia efektywne nimi zarządzanie. W każdej chwili jesteśmy w stanie sprawdzić czy procesy w naszej firmie przebiegają zgodnie z założeniami, a w razie wykrycia nieprawidłowości lub tzw. wąskich gardeł zmodyfikować i zoptymalizować je.

Dodatkowo zbieranie danych o tym, jak wprowadzone zmiany wpływają na codzienną działalność firmy i jej biznesowe wyniki ułatwia zarządom aktualizowanie strategii rozwoju oraz bieżące korygowanie przyjętego kursu.

Te wszystkie korzyści sprawiają, że w nawet w obliczu gospodarczego zahamowania organizacje nie zaprzestają prowadzenia projektów digitalizacyjnych, a wręcz – jak podaje agencja doradcza Ernst&Young w tegorocznym raporcie Global Capital Confidence Barometerco trzecia firma planuje zwiększyć inwestycje w tym obszarze.

Przy takiej skali zainteresowania cyfryzacją niezwykle ważny jest odpowiedni dobór narzędzi do jej wdrażania tak, by „nie wylać dziecka z kąpielą” i po drodze nie zdestabilizować pracy organizacji. Z pomocą w tym zakresie przychodzą nowoczesne technologie, w tym narzędzia low-code do digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych. Gartner szacuje, że do 2024 roku aż 65% aplikacji biznesowych w firmach będzie tworzonych właśnie za pomocą tych narzędzi.

Od RAD do Citizen Assisted Development

Ich początków należy upatrywać w rozpowszechnionej w latach 80. koncepcji RAD (Rapid Application Development), która doprowadziła do stworzenia rozwiązań IT umożliwiających użytkownikom nie będącym programistami budowanie aplikacji biznesowych. Nurt ten podzielił się w kolejnych latach na dwie ścieżki.

W ramach pierwszej powstały narzędzia no-code odpowiadające na – szeroko promowany jako alternatywa dla dostarczania aplikacji przez działy IT – trend Citizen Development, który ostatecznie nie sprawdził się, a niektórym organizacjom wręcz zaszkodził(przyczyniając się chociażby do rozwoju tzw. shadow IT).

Z ostatniego badania CIMI Corporation Survey of Organizations wynika, że aż 54% inicjatyw citizen developerów okazało się niewypałem już w pierwszym roku.

Druga ścieżka ewolucji RAD postawiła na rozwój platform low-code do użytku przez specjalistów IT (developerów aplikacji), którzy dysponują umiejętnościami w zakresie kodowania, ale korzystają z tych narzędzi po to, by usprawniać swoją pracę i móc jeszcze efektywniej odpowiadać na potrzeby biznesu.

Tę, zyskującą na coraz większej popularności, koncepcję synergicznej,bezpośredniej kooperacji i sprzężenia zwrotnego między działem IT a odbiorcami biznesowymi, krakowski WEBCON, bazując na wieloletnich doświadczeniach i obserwacjach z wdrożeń swojej platformy, nazwał mianem podejścia CitizenAssisted Development.

Zakłada ono, że przedstawiciele pionów biznesowych aktywnie uczestniczą w procesie tworzenia rozwiązań IT, otwarcie mówiąc o swoich potrzebach i oferując feedback na każdym etapie produkcji, ale budowaniem samej aplikacji, integracją z innymi systemami oraz dalszym jej utrzymaniem (zgodnie z m.in. obowiązującymi standardami bezpieczeństwa) zajmują się eksperci IT.

Budowanie relacji IT – biznes

Co organizacje zyskują na wyborze tego podejścia? Po pierwsze nowe narzędzia powstają w sposób kontrolowany i zostają natychmiast objęte opieką działu IT, który dba o bezpieczne funkcjonowanie całej architektury informatycznej organizacji. Po drugie między pionem biznesu i IT rodzi się zupełnie nowy rodzaj współpracy oparty na ciągłej komunikacji zwrotnej i błyskawicznym reagowaniu na zgłaszane pomysły.

Taki model znacząco ogranicza ryzyko wystąpienia zjawiska shadow IT w firmie, bo biznes nie ma aspiracji do samodzielnego tworzenia programów na swój użytek, skoro dział IT sprawnie odpowiada na jego potrzeby, błyskawicznie dowożąc wersje MVP (Minimum Viable Product) gotowych do działania aplikacji biznesowych, które następnie są w sposób iteracyjny rozwijane w oparciu o informacje zwrotne od użytkowników.

Sprawne zarządzanie zmianą

Rozważając dobór narzędzi do cyfryzacji firmy, warto mieć na uwadze, że oprogramowanie przynosi wartość tak długo, jak długo pozostaje w synchronizacji z potrzebami biznesu. Dlatego, zwłaszcza funkcjonując w tak niepewnej rzeczywistości jak obecna, warto postawić na technologie, które nie tylko ułatwiają szybkie budowanie nowych aplikacji biznesowych, ale również umożliwiają wprowadzanie modyfikacji i aktualizowanie systemów już istniejących bez przerywania ciągłości ich działania.

Umiejętne zarządzanie zmianą z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi IT to klucz do tego, by każdy kryzys gospodarczy przekuć w sytuację pozwalającą zwiększyć udziały w rynku i osiągnąć przewagę konkurencyjną. To m.in. dlatego zdaniem agencji Forrester rynek rozwiązań low-code aktualnie wart 6,5 mld dolarów w ciągu najbliższych dwóch lat potroi swoją wartość, osiągając w 2022 roku poziom 21 mld dolarów.