„Wiele spotkań i podróży jest zbędnych”

Piotr Kawecki, prezes ITBoom w komentarzu o perspektywach rozwiązań chmurowych po pandemii koronawirusa i potencjale pracy zdalnej.

Dzisiaj praktycznie każdy kto może powinien pracować całkowicie zdalnie, czyli z dala od swojego codziennego środowiska pracy. Logując się z domu potrzebujemy zatem wszystkich zasobów dostępnych na co dzień w naszym biurze. Rozwiązania osadzone w chmurze, od dawna pozwalały każdemu pracownikowi biurowemu na wykonanie wielu zadań nie wymagając przy tym dostępu do swojego stanowiska pracy. Czy jesteśmy w stanie przejść za jakiś czas w 100% na pracę zdalną?

Technologia jest już gotowa, potrzebna jest jednak zmiana mentalna tak u pracodawców jak i pracowników – obecna sytuacja może ją przyspieszyć. Dotychczasowy rozwój chmury przebiega dużo mniej dynamicznie niż mógłby. Koronawirus może zmienić nastawienie Polaków do chmury, ale na cuda nie ma co liczyć. To będzie raczej powolna zmiana niż wielka rewolucja.

Niemniej jednak obecna sytuacja pandemii spowoduje przewartościowanie dotychczasowych modeli biznesowych u wielu przedsiębiorców. Przede wszystkim każda z firm, musi w swój biznes wpleść dzisiaj wentyl bezpieczeństwa na wypadek kolejnej epidemii czy innych sytuacji, w wyniku których będziemy znów zmuszeni pracować zdalnie.

Chmura mogłaby się rozwijać jeszcze bardziej dynamicznie. To jest fakt, natomiast w tym procesie muszą być spełnione 3 czynniki. Pierwszy z nich to dostęp do technologii. To na dzień dzisiejszy jest najmniejsza bariera. Technologia jest dostępna. Praca zdalna w wielu przedsiębiorstwach jest już możliwa. Nie mówię tylko o pracy biurowej, ale produkcji, dystrybucji, sprzedaży itp. Do właściwej implementacji technologii, organizacje muszą dostosować procesy w przedsiębiorstwach.

Konieczne jest praktycznie całkowite wyeliminowanie papierowej dokumentacji, pieczątek i podpisów. Dzisiaj wygląda to tak, że wciąż korzystamy z papieru, natomiast jest on najczęściej wytwarzany z zapisów cyfrowych, po czym podpisywany i opieczętowywany, następnie znów zamieniany na wersję elektroniczną dokumentacji. Brzmi jak absurd, ale tak właśnie jest.

Drugim czynnikiem mogącym zmienić obraz polskiej technologii w chmurze, są konieczne zmiany legislacyjne. W wielu firmach produkuje się tony dokumentacji, pieczątek i segregatorów pełnych papierowych wersji danych. Przepisy prawne obligują nas do wytwarzania i posiadania w fizycznej formie tak rozbudowanej dokumentacji. Jeśli prawo zostałoby zmienione – znakomita część papierologii zniknęłaby z naszego życia i mogła być przechowywana cyfrowo.

Trzeci czynnik i zarazem najważniejszy warunek do prawidłowego, dynamicznego rozwoju chmury w Polsce to zmiana nastawienia i mentalności społeczeństwa. Dzisiaj ludzie, którzy zarządzają korporacjami dalej twierdzą, że muszą spotkać się twarzą w twarz. Porozmawiać osobiście. Postęp pozwala uczynić efektywniejszym wiele procesów – także spotkań, które mogą równie dobrze odbyć się za pomocą jednej z kilkuset popularnych dzisiaj aplikacji biznesowych.

Należy przy tym pamiętać, że chmura jest tylko elementem spinającym wszystkie procesy biznesowe. To sposób myślenia o biznesie, a nie gama produktów czy rozwiązań. Sama praca zdalna, która jest elementem tej filozofii biznesu to także ludzie, którzy się na to zgadzają, akceptują tą formułę i potrafią się w niej efektywnie odnaleźć.

Czy jest szansa na rozwój i coraz więcej wdrożeń?

Obecna sytuacja mogłaby przekonać każdego sceptycznie nastawionego do chmury. Sądzę, że dzisiaj takie wdrożenia mają nawet większy sens niż wcześniej. Przecież gdyby nie rozwiązania chmurowe praca zdalna byłaby albo całkowicie niemożliwa albo po prostu niepełnowartościowa. Żeby być równie efektywnymi w domu, jak za naszym biurkiem w pracy, musimy mieć dostęp do wszystkich zasobów.

Potrzebujemy, oprócz dostępu do maila, dostępu do plików, bazy danych, kontaktów i terminarza. Potrzebujemy możliwości szybkiej i sprawnej wymiany danych, raportowania, rejestrowania czasu pracy czy też np. możliwości pracy na dokumentach współdzielonych. Na koniec musimy mieć kontakt z zespołem. Nie iluzoryczny, telefoniczny, ale po prostu możliwość dyskusji i rozmowy ze współpracownikami.

Potrzeba pełnowartościowego kontaktu dotyczy także relacji z klientem. W dobie bardzo dobrych łącz internetowych możemy rozmawiać, omawiać i dyskutować bez większych przeszkód. Wreszcie, możemy udostępniać ekran wraz z plikiem i pracować na nim wspólnie podczas zebrań online. Wszystkie te narzędzia do niedawna używane w sposób świadomy przez część firmy, która potrzebowała mobilności – dzisiaj są nieodzowne dla każdego.

Dlatego twierdzę, że obecna sytuacja i praca w czasach pandemii koronawirusa pokaże zalety rozwiązań chmurowych w praktyce, niczym najlepszy sprzedawca. Warto przypominać, że technologicznie jesteśmy dużo bardziej przygotowani do pracy zdalnej niż mentalnie.

Zatem chmura będzie nam przydatna tylko w czasach zarazy… Sądzę, że kwarantanna i możliwość pracy domowej zostanie doceniona jak nigdy. Oczywiście pandemia koronawirusa minie, a my w końcu wrócimy do normalności, ale zrozumienie funkcjonalności rozwiązań chmurowych pozostanie z nami na zawsze. Mamy teraz do czynienia z przymusowym testem narzędzi IT. Urzędnicy przekonują się, że większość spraw można rozwiązać bez konieczności wzywania petentów do Urzędu. Klienci z kolei poszukują wszelkich rozwiązań, które nie zmuszą ich do wyjścia z domu. Jednocześnie spotkania face-to-face ograniczane są do minimum.

Praca zdalna pokaże przede wszystkim, że wiele spotkań biznesowych i podróży jest zbędnych. To będzie największa zmiana w podejściu biznesu do projektowania kosztów i planowania następnego roku fiskalnego. Uważam, że sporo budżetów przeznaczanych na turystykę biznesową zostanie zredukowanych do minimum.

To tylko niektóre skutki dzisiejszej sytuacji. Sądzę, że pracę w chmurze odkryje nowa, do tej pory nieświadoma istnienia takich rozwiązań, część polskiego i światowego biznesu. Przy czym podchodząc realnie do tej problematyki należy się spodziewać sporych wzrostów sprzedaży licencji, ale zupełnie podstawowych programów i rozwiązań. Nie miejmy złudzeń, że nastąpi przełom i nagle z dnia na dzień firmy przesiądą się całkowicie na chmurę. Dla przykładu Microsoft uruchomił promocję darmowej subskrypcji w czasie pandemii na dwa produkty – Microsoft Teams i Microsoft Virtual Desktop.

Te dwa rozwiązania stanowią tylko mały odsetek możliwości pracy zdalnej, a to one cieszą się teraz największą popularnością. To czego możemy się spodziewać to większej inwestycji w podstawowe aplikacje wspomagające pracę zdalną i wyższych wolumenów sprzedaży sprzętu mobilnego takiego jak np. laptopy i tablety dla biznesu.