Ciągłość działania pionu finansowo-księgowego

Zagrożenie epidemiologiczne spowodowane przez COVID-19 znacząco wpływa na funkcjonowanie społeczeństwa na wszystkich płaszczyznach. Daleko idące działania prewencyjne podejmowane przez rządy kolejnych krajów wyraźnie wskazują, iż problem jest poważny, a przykłady płynące z innych krajów sygnalizują, iż może nas czekać co najmniej kilka tygodni zawirowań, wskazuje Mariusz Sumiński, dyrektor zarządzający we FlexiSolutions.

Warto w tym kontekście pochylić się chwilę nad narzędziami i rozwiązaniami wspierającymi ciągłość działania w zespołach księgowych. W tym krótkim artykule spróbuję wskazać główne elementy pozwalające na utrzymanie efektywności, a także ograniczenie problemów i ryzyk w okresie rozproszonej pracy pionu finansowo-księgowego firmy.

Narzędzia wspierające pracę zdalną

Pomimo zamykania kolejnych biur, biznes stara się działać dalej. Wszędzie, gdzie jest to możliwe, wyrażana jest zgoda na pracę zdalną. Spotkania i zebrania bezpośrednie zastępowane są telekonferencjami. Swoisty karnawał przeżywają narzędzia wspierające pracę zespołów rozproszonych – komunikatory czy systemy telekonferencyjne umożliwiające dzielenie ekranu.

Komunikacja zespołu księgowego z „biznesem” oraz partnerami zewnętrznymi również przenosi się świata cyfrowego. Dla wielu zespołów (zwłaszcza dużych, funkcjonujących w ramach Centrów Usług Wspólnych, SSC) jest to standardowa praktyka stosowana od dłuższego czasu z powodzeniem we współpracy z jednostkami biznesowymi zlokalizowanymi w innych biurach, miastach bądź krajach. Tam gdzie do tej pory nie funkcjonowały takie narzędzia, konieczne może być ich szybka adaptacja.

Dla możliwości pracy zdalnej konieczne jest korzystanie z „chmury obliczeniowej” lub dostęp do korporacyjnych systemów i serwerów z dowolnej lokalizacji. Choć rozwiązania SaaS stale zyskują na popularności, to jednak śmiem twierdzić, że zdecydowana większość polskich firm korzysta z „tradycyjnych” systemów księgowych, zainstalowanych na własnych serwerach.

W ich przypadku możliwość pracy z domu zapewniają rozwiązania VPN (pozwalające na bezpieczną, szyfrowaną komunikację z wykorzystaniem publicznych sieci internetowych). Są one z powodzeniem wykorzystywane przez wiele firm, zwłaszcza tam gdzie charakter pracy wymaga częstych podróży lub pracy w terenie.

Jeżeli do tej pory księgowość pracowała wyłącznie stacjonarnie na komputerach wpiętych do sieci firmowej, to przejście w tryb zdalny wymaga odpowiednich instalacji i konfiguracji ze strony wewnętrznego działu IT. Patrząc nawet z perspektywy „własnego podwórka” wiem, że administratorzy IT mają obecnie pełne ręce roboty wynikającej z uruchamiania i sprawdzania usług dostępu zdalnego u kolejnych grup pracowników.

Digitalizacja obiegu dokumentów

W przypadku zespołów księgowych kontynuacja działania w formule pracy zdalnej wymaga odpowiedniego stopnia dojrzałości po stronie systemów IT i digitalizacji procesów księgowych. W zapewnieniu ciągłości działania procesów księgowych w czasie pracy zdalnej kluczową rolę ma Elektroniczny Obieg Dokumentów. Systemy typu Workflow pozwalają kompletnie procesować i dekretować spływające faktury, niezależnie od fizycznej obecności wymaganych osób.

Nieocenionego znaczenia nabierają porozumienia o elektronicznym wysyłaniu faktur z dostawcami i odbiorcami – w takiej sytuacji firma jest w stanie prowadzić rozrachunki bez konieczności fizycznego przetwarzania i skanowania dokumentów papierowych.

Zarządzanie zadaniami w procesie zamknięcia miesiąca

Pierwsze zauważalne utrudnienia w prowadzeniu procesów back-office wynikające z rosnącego zagrożenia koronawirusem pojawiły się w drugim tygodniu marca. W tym momencie większość firm zdążyła już zamknąć księgi rachunkowe i zaraportować wyniki za miesiąc luty (względnie było w końcowych etapach tego procesu).

Z pewnością w wielu firmach pojawiły się pierwsze symptomy nadchodzących problemów, wynikające chociażby z absencji wymuszonych koniecznością zapewnienia opieki nad dziećmi wobec zamknięcia szkół czy przymusową kwarantanną (tylko do niedzieli 15 marca objętych nią zostało 7535 osób).

Jeżeli sytuacja podwyższonego zagrożenia się utrzyma, zamknięcie marca (przypadające na początek kwietnia) może okazać się jeszcze większym wyzwaniem. Zapewnienie kontynuacji biznesowej procesu wymagać będzie od osób zarządzających zapewnienia ram narzędziowych i organizacyjnych niwelujących dwa główne ryzyka: utrudnioną koordynacją oraz kontrolę rozproszonego procesu, a także nieplanowane absencje i niedostępność kluczowych osób uczestniczących w procesie.

Doskonałym remedium na powyższe problemy są systemy umożliwiające mapowanie procesu zamknięcia miesiąca i zarządzanie zadaniami. Patrząc na sposób wykorzystania oraz rolę jaką, tego typu rozwiązania odgrywają w procesie zamknięcia miesiąca w firmach, które do tej zdecydowały się na jego wdrożenie, można z dość dużą pewnością stwierdzić, iż rozwiązanie jest jednym z kluczowych elementów zapewniających ciągłość działania.

W czym leży wartość dodana dostarczana przez system IT w okresie zagrożenia epidemiologicznego? Oto najważniejsze z nich:

  • Zarządzanie zadaniami podczas pracy zdalnej w procesie zamknięcia miesiąca

Statyczna mapa procesu, zawierająca m.in. listę zadań i ich terminy, która funkcjonowała do tej pory jako wydruk na tablicy ogłoszeń zespołu księgowego lub formie pliku Excel zastępowana jest interaktywną listą zadań. Po zalogowaniu się do systemu każdy z pracowników widzi swą indywidualną listę zadań ułożoną według priorytetów i terminów zakończenia. Mapa procesu uwzględnia relacje i przepływ informacji pomiędzy zadaniami w procesie. Status poszczególnych kroków dostępny jest online – każdy na bieżąco wie co i na kiedy musi zrobić oraz gdzie ewentualnie pojawiają się problemy i opóźnienia.

Pełna transparentność sprawia, iż proces przebiega bardzo sprawnie. Liderzy zespołów czy główny księgowy mogą na bieżąco kontrolować sytuację mimo braku fizycznej obecności w biurze. Praca zespołu jest efektywnie koordynowana bez potrzeby nieustannych telefonów i maili statusowych.

  • Dokumentacja procesu i przekazywanie zadań w przypadku niedostępności pracowników

Przykłady rozwoju epidemii w innych krajach (szczególnie dynamika i skala rozprzestrzeniania się choroby we Włoszech) sprawiają, iż planując ciągłość procesów biznesowych trzeba liczyć się z niedostępnością części pracowników. Konieczność hospitalizacji czy odbycia kwarantanny w izolacji od otoczenia może skutecznie wyłączyć niektóre osoby z pracy.

Tymczasem w wielu firmach wiedza na temat wybranych zadań jest bardzo silnie powiązana z konkretnymi osobami. Nie trudno wyobrazić sobie jakie problemy mogą się pojawiać w sytuacji, gdy z procesu „wypadają” kolejne osoby. Zarządzający zespołem musi być w stanie błyskawicznie odpowiedzieć na pytania – kto ma przejąć ich zadania oraz co i jak należy zrobić?

Mapa procesu w systemie może stanowić kompletny Business Continuity Plan dla działania zespołu księgowego w trakcie zamykania ksiąg rachunkowych. Rozwiązania wyposażone w „macierz odpowiedzialności” umożliwiają zdefiniowanie predefiniowanych zastępstw, które są automatycznie aktywowane w chwili zgłoszenia nieobecności określonej osoby.

Adnotacja absencji w systemie uruchamia kaskadowe przepięcie zadań do wskazanych wcześniej pracowników – system dostosowuje pracę zespołu do zaistniałej sytuacji bez potrzeby podejmowania decyzji ad-hoc i improwizowanej komunikacji nowego planu pracy.

Systemy wspierające proces zamknięcia miesiąca umożliwiać mogą także zbudowanie zintegrowanej procesowo bazy wiedzy. Każde zadanie może zostać odpowiednio udokumentowane. Instrukcje stanowiskowe, szablony plików kalkulacyjnych, reguły kalkulacji rozdzielników i inne informacje potrzebne, których nie sposób ująć w prostej tabelce z listą zadań do wykonania – to wszystko (oczywiście o ile zostało wcześniej przygotowane) dostępne jest „od ręki” i może stanowić nieocenioną pomoc dla osoby realizującej dane zadanie w ramach zastępstwa.

Podsumowanie

Rozwiązania wdrożone wcześniej głównie z intencją optymalizacji kosztowej procesów doskonale sprawdzają się obecnie jako mechanizmy BCP. Narzędzia pracy zdalnej, digitalizacja przetwarzania dokumentów księgowych oraz systemy wspierające koordynację pracy rozproszonych zespołów księgowych, dają sporą szansę na niezakłócone działanie mimo konieczności przejścia w tryb pracy zdalnej bądź odizolowania wybranych pracowników.

Część zmian dostosowawczych zapewne wymagać będzie pilnej implementacji, by sprostać wymaganiom najbliższych dni i tygodni; pozostałe zostaną odłożone na „spokojniejsze czasy”. Ale jakoś nie mogę oprzeć się wrażeniu, że planowanie procesów biznesowych z uwzględnieniem obiektywnych czynników ryzyka stanie się pewnie jednym z priorytetów dla menadżerów po zakończeniu obecnego kryzysu.