Event online… nie tylko w czasie pandemii

Event marketing to jedno z narzędzi komunikacji marketingowej, opierające się na relacjach. Kalkulacja jest prosta: dzięki kontaktowi z klientem/pracownikiem firma ma szansę zbudować z nimi trwałe więzi, co wydatnie przekłada się na jej wynik finansowy.

Efektywne eventy czy wewnętrzne spotkania to mniejsza rotacja w zespole, dopięte umowy czy projekty realizowane w terminie. Tylko jak to zrobić w dobie pandemii, gdy pracownicy wykonują swoje działania zdalnie?

Krakowskie Eventory, odpowiada na potrzeby rynku i dostarcza technologię (zintegrowaną m.in. z aplikacją Zoom) do skutecznej organizacji, przeprowadzenia, monitorowania oraz mierzenia spotkań, także tych online.

Eventory to platforma do zarządzania, ujednolicania, usprawniania, upraszczania procesów związanych z eventami offline i online. Zmniejsza tym samym ich koszty; pomaga zwiększyć poziom zaangażowania uczestników; ułatwia nawiązywanie relacji – wylicza Andrzej Targosz, założyciel i prezes Eventory.

Dodaje, że „event online” to każde spotkanie w internecie, np. zebranie zespołu z liderem, rozmowa z klientem, walne zgromadzenie akcjonariuszy czy konferencja.

Nowa rzeczywistość – wirtualna rzeczywistość

Nowe realia pracy zdalnej zaskoczyły niejednego pracodawcę. Komunikacja nie tylko z pracownikami, ale również klientami przeniosła się do wirtualnej rzeczywistości, a to wiąże
się z wieloma wyzwaniami – chaos przy dołączaniu do telekonferencji kolejnych uczestników (zwłaszcza spóźnionych), zakłócenia na łączach internetowych, brak pewności, czy uczestnicy rzeczywiście aktywnie w spotkaniu uczestniczą (a nie robią w tym czasie czegoś innego), utrzymanie ich zaangażowania na wysokim poziomie (znacznie łatwiej się „wyłączyć” ze spotkania zdalnego, niż kiedy wszyscy znajdują się w bliskiej odległości od siebie).

Eventory wspiera organizatorów w tych obszarach, daje poczucie bezpieczeństwa osobie zarządzającej wydarzeniem i pomaga rozstrzygnąć istotną kwestię – czy został osiągnięty cel.

Dzięki Eventory organizator wydarzenia ma nie tylko większą kontrolę nad przebiegiem samego spotkania, ale również większe możliwości komunikacyjne ze swoimi „gośćmi” przed, w trakcie i po evencie. Jak to się przekłada np. na obecne realia w czasie pandemii?

Dzięki platformie firmy, korzystające z Eventory, regularnie spotykają się ze swoimi pracownikami/klientami online. Możliwość stworzenia agendy usprawnia przebieg spotkania, opcja wpisywania pytań w sekcji „Q&A” w czasie wypowiedzi współuczestników, chroni przed odbieganiem od głównego wątku.

A to dopiero początek. Dzięki Eventory przeprowadzenie głosowania online (np. tajnego) na walnym zgromadzeniu akcjonariuszy przestaje być problemem.

Każde z naszych rozwiązań dostosowujemy pod potrzeby klienta: inne potrzeby ma korporacja, inne bank, a jeszcze inne duża konferencja – mówi Andrzej Targosz.

Dobre relacje, dobry biznes

Podczas pandemii zmieniły się tylko miejsca spotkań – z sali konferencyjnej przenieśliśmy się do „pokoju” online. Pozostałe potrzeby i cele eventów są nadal aktualne. Wciąż koniecznym jest zadbanie o zaangażowanie uczestników, danie im przestrzeni do zadawania pytań (umożliwienie komunikacji dwukierunkowej), zebranie feedbacku. Efektywne angażowanie uczestników i utrzymanie z nimi stałej komunikacji – to powinien być teraz cel każdej firmy – komentuje przeniesienie spotkań offline do online Andrzej Targosz.

Regularnie „spotykamy” się ze swoimi klientami online, umożliwiając im wsparcie techniczne dot. korzystania z nowych możliwości implementowanych na platformie i aplikacji – dodaje prezes Eventory, firmy tworzącej także webinaria, na których podpowiada uczestnikom: jak usprawnić komunikację w firmie.

Eventory pomaga wdrażać odpowiednie scenariusze działań, aby zachować ciągłość komunikacji i aktywności, do których uczestnicy (w szczególności w firmach) są przyzwyczajeni.

Rynek eventów

Na podstawie badań Forrester Research z 2018 r. aż 24 proc. budżetów marketingowych jest alokowana w eventy. Dodatkowo wydarzenia wykorzystuje się m.in. w employer brandingu, komunikacji wewnętrznej oraz sprzedaży. Według Międzynarodowego Stowarzyszenia Konferencji i Kongresów polski rynek spotkań wzrósł o 11 proc. a liczba firm organizujących 20 lub więcej imprez rocznie wzrosła w ostatnim roku aż o 17 proc.

Szacuje się, że w Polsce sektor MICE powiększa PKB o ponad 1 proc. rocznie. Jak wynika z najnowszych badań Mazovia Events Impact, przeprowadzonych w 2019 r., w samym tylko województwie mazowieckim branża tworzy 27 tys. miejsc pracy.

Komunikacja/relacje online

Z raportu McKinsey wynika, że Polacy korzystający z internetu spędzają w nim łącznie 11 godzin dziennie na różnych urządzeniach. 75% czasu użytkownicy poświęcają jedynie kilku aplikacjom, głównie z kategorii komunikatory i media społecznościowe, (Źródło: Statista, 2018).

Każdego miesiąca w aplikacji Messenger ludzie i firmy wymieniają się 20 miliardami wiadomości. (Źródło: Facebook, 2019). 65% twórców eventów jest zadowolonych z wydajności e-maili, chociaż 69% przyznaje, że coraz trudniej jest uzyskać wyniki z marketingu e-mailowego.