Automatyzacja procesu biznesowego wg Exact Systems 

Exact Systems automatyzuje procesy biznesowe i uruchamia Extranet360, zaawansowaną platformę komunikacji biznesowej dla swoich klientów. Od początku 2019 roku przedstawiciele zakładów motoryzacyjnych korzystających z usług kontroli jakości, za pomocą nowego narzędzia mogą online zlecać nowe zamówienia, monitorować status bieżących zleceń czy generować raporty. Wdrożenie obejmuje
Polskę i spółki zagraniczne Exact Systems.

Exact Systems to polska firma, która przeprowadza kontrole jakości w 14 krajach, m.in. w Niemczech, Czechach, Wielkiej Brytanii i Chinach. Każdego dnia realizuje zlecenia dla ponad 900 zakładów motoryzacyjnych, w tym producentów samochodów osobowych, ciężarowych i części do nich.

Taka skala działalności wymaga zastąpienia tradycyjnych narzędzi komunikacji z klientami, innowacyjnymi rozwiązaniami przystosowanymi do współczesnego świata. Standardem w naszej branży było tradycyjne przyjmowanie zleceń i raportowanie oparte na wymianie maili i Excelu. Postanowiliśmy wykorzystać transformację cyfrową jako okazję do wyeliminowania barier, z jakimi spotykają się nasi klienci korzystający z dotychczasowych rozwiązań, i zmienić ich doświadczenia. Poprzez Extranet360 automatyzujemy procesy biznesowe i umożliwiamy interakcje z nami w szybszy i wygodniejszy sposób – mówi Paweł Gos, prezes zarządu Exact Systems S.A.

Exact Systems jest przykładem firmy, która wychodzi naprzeciw zmieniającym się oczekiwaniom nie tylko pracowników i kandydatów do pracy (Szkoła Jakości, platforma rekrutacyjna), ale również klientów. Extranet360 to zaawansowana platforma komunikacji biznesowej, do której wszyscy klienci Exact Systems będą stopniowo uzyskiwać dostęp od początku 2019 roku.

Poza Polską, wdrożenie obejmuje również pozostałe spółki zagraniczne należące do Grupy (Czechy, Słowacja, Niemcy, Rumunia, Węgry, Belgia, Holandia, Portugalia, Hiszpania, Rosja, Chiny, Turcja, Wielka Brytania). W przyszłym roku spółka
planuje również wdrożenie aplikacji mobilnej.

Extranet360 – wszystko pod kontrolą

Extranet360 to aplikacja webowa, poprzez którą klienci Exact Systems mogą zamawiać usługi oraz zapoznawać się z raportami podsumowującymi wyniki zleconych usług.

Przedstawiciele zakładów produkcyjnych uzyskają możliwość określenia szczegółowych wymagań dla danego zlecenia, stworzenia specyfikacji zlecenia w specjalnym kreatorze, bieżącego monitorowania postępu prac, generowania zestawień, filtrowania danych według bardzo wielu parametrów, uzyskania informacji na temat ilości i rodzajów wadliwych komponentów.

Ponadto, podczas całego procesu składania zamówienia, klient i wszystkie strony zainteresowane otrzymują powiadomienia mailowe, które jednocześnie są widoczne w systemie. Z drugiej strony system pozwala na generowanie umów, tworzenie list płac i eksport tych danych do firmowych programów kadrowych lub na potrzeby kontroli.

W odróżnieniu od poprzedniej wersji platformy B2B, Extranet360 daje pracownikom i klientom Exact Systems możliwość generowania zleceń i monitoringu kosztów. Znacznie rozszerzono też możliwości filtrowania raportów znajdujących się w systemie.

Zmiana systemu wynikała z potrzeby lepszego odwzorowania i przeniesienia części procesów zachodzących w naszej organizacji do systemu informatycznego i zautomatyzowania pewnych czynności. Zależało nam również na jeszcze większej interakcji z naszymi klientami i udostępnieniu im narzędzia, które pozwoli na bezproblemowy i prosty dostęp do niezbędnych dla nich informacji – mówi Arkadiusz Warmus, Dyrektor Działu Rozwoju w Exact Systems.

Z korzyścią dla klienta

Podstawowym celem transformacji cyfrowego doświadczenia klienta, której podjęła się spółka Exact Systems, jest szybki dostęp i łatwość korzystania z nowego rozwiązania, które zwiększy efektywność prowadzonych działań, zarówno po stronie klienta jak i Exact Systems.

Co w szczególności zyskują klienci? Po pierwsze, czas. Dzięki Extranet360 mają dostęp do informacji o swoich zleceniach z każdego miejsca na świecie, o każdej porze dnia.

Po drugie, pełną analitykę. Mogą generować raporty, śledzić statystyki. Po trzecie, decyzyjność. Narzędzie daje dostęp do faktur, prowadzonych projektów i ich postępu, zakresu współpracy, co bezpośrednio wpływa na szybkość podejmowania decyzji.

Exact Systems S.A. działa od 2004 r. i jest liderem branży kontroli jakości, czyli selekcji, naprawy i sortowania części, komponentów oraz wyrobów gotowych dla przedstawicieli branży motoryzacyjnej w Polsce i jedną z największych firm w Europie.

Głównymi odbiorcami usług firmy są dostawcy i poddostawcy dla przemysłu
motoryzacyjnego oraz producenci samochodów. Klientami firmy są również zakłady zajmujące się produkcją wielkoseryjną z branży elektronicznej, AGD oraz kosmetycznej.

Obecnie firma posiada swoje przedstawicielstwa 14 państwach: w Polsce, Czechach, Niemczech, Słowacji, Turcji, Rumunii, Rosji, Wielkiej Brytanii, Węgrzech,
Belgii, Holandii, Portugalii, Hiszpanii oraz Chinach.