W lutym 2026 roku wchodzi w życie jeden z największych od lat projektów cyfryzacyjnych polskiej administracji skarbowej – Krajowy System e-Faktur (KSeF). To scentralizowana platforma do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, która ma zautomatyzować obieg dokumentów, zwiększyć przejrzystość transakcji gospodarczych i uszczelnić system VAT.
Ustawa wprowadzająca KSeF została uchwalona przez Sejm 25 lipca 2025 roku, a Senat ograniczył się jedynie do wprowadzenia poprawek o charakterze redakcyjnym. Zgodnie z przyjętym harmonogramem obowiązek korzystania z KSeF obejmie największe podmioty (o obrotach powyżej 200 mln PLN w 2024 r.) już 1 lutego 2026 r., pozostałych przedsiębiorców – w tym zwolnionych z VAT – od 1 kwietnia 2026 r., a tzw. wykluczonych cyfrowo dopiero 1 stycznia 2027 r.
Zmiana procesów w całych firmach, nie tylko w księgowości
KSeF zmieni nie tylko sposób wystawiania faktur, ale też codzienną organizację pracy przedsiębiorstw i biur rachunkowych.
Największym mitem jest przekonanie, że KSeF to sprawa wyłącznie działów księgowości. W praktyce dotyczy on całych procesów – od sprzedaży, przez zakupy, po administrację. Jeśli firma nie zorganizuje przepływu dokumentów elektronicznych, od lutego 2026 roku może mieć poważny problem z bieżącym funkcjonowaniem, w tym obsługą faktur ustrukturyzowanych KSeF od dużych graczy – podkreśla Bogdan Zatorski, ekspert ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii.
W KSeF nie będzie można anulować błędnie wystawionej faktury – każdy błąd trzeba będzie korygować osobnym dokumentem. To oznacza konieczność skrupulatnej weryfikacji danych jeszcze przed wysyłką do systemu.
Nowe obowiązki biur rachunkowych
Dla biur rachunkowych wprowadzenie KSeF oznacza konieczność dostosowania systemów księgowych, integracji oprogramowania księgowego z platformą KSeF, ustalenia nowych zasad współpracy z klientami w tym modelu odbioru faktur oraz pozyskania odpowiednich dostępów i uprawnień do faktur klientów.
Agata Wójcik, Product Manager Symfonii eBiuro oraz ekosystemu dla biur rachunkowych i mikroprzedsiębiorców, zwraca uwagę na praktyczny wymiar zmian:
KSeF pozwoli na bieżący import faktur kosztowych do systemów księgowych, co wyeliminuje problem opóźnień w dostarczaniu dokumentów przez klientów. Jednocześnie biura muszą jasno ustalić z klientami zasady akceptacji merytorycznej faktur – system nie zastąpi weryfikacji, czy dana transakcja faktycznie dotyczy prowadzonej przez nich działalności gospodarczej. Wdrożenie nowoczesnych narzędzi do obsługi obiegu dokumentów i ich akceptacji pomiędzy klientem a biurem rachunkowym pozwoli zautomatyzować proces przekazywania, opiniowania i zatwierdzania dokumentów, skracając czas reakcji i minimalizując ryzyko pomyłek. Dzięki temu biura będą mogły szybciej przystępować do księgowania, a klienci zyskają przejrzystość i kontrolę nad dokumentacją.
Zegar odlicza do startu KSeF
Eksperci są zgodni – pół roku na przygotowania do KSeF to niewiele, biorąc pod uwagę konieczność analizy procesów, aktualizacji oprogramowania, wdrożenie odpowiednich narzędzi usprawniających przepływ faktur, szkolenia dla pracowników oraz testy integracji z systemem ministerstwa. Wdrożenie wymaga koordynacji między przedsiębiorcami a biurami rachunkowymi – tylko wtedy możliwe będzie płynne przejście na nowy model rozliczeń.
KSeF ma stać się obowiązkowym narzędziem dla wszystkich podatników VAT. Choć wymusza istotne zmiany organizacyjne, eksperci wskazują, że w dłuższej perspektywie może przynieść realne korzyści: automatyzację procesów, szybsze rozliczenia i większe bezpieczeństwo podatkowe.
