Zmiany własnościowe to często moment, w którym firmy stają przed koniecznością głębokiej transformacji. Tak też było w przypadku Duna Polska, która – po odłączeniu od portugalskiej grupy – musiała szybko zapewnić stabilność działania. Kluczowym elementem tego procesu było wdrożenie systemu SAP w modelu chmurowym. Jak przebiegła ta zmiana?
Trzy filary zmiany: audyt systemu, audyt procesów, zrozumienie w zespole
Duna Polska przez wiele lat korzystała z rozwiązań wypracowanych w ramach grupy kapitałowej, które – choć skuteczne w swojej pierwotnej strukturze – nie zawsze w pełni odpowiadały potrzebom operacyjnym i specyfice polskiego rynku. Zmiana własnościowa stała się impulsem do całościowej analizy i optymalizacji procesów wewnętrznych. Wnioski z niej ujawniły potrzebę intensywnej współpracy z konsultantami SAP oraz uświadomiły firmie, jak wiele elementów systemu wymagało przemyślenia na nowo.
Największym wyzwaniem dla organizacji było odtworzenie dotychczasowych procesów biznesowych w nowym środowisku. Wymagało to gruntownej analizy – przede wszystkim ponownej oceny założeń i celowości stosowanych dotąd rozwiązań, które przez lata funkcjonowały w organizacji bez istotnych modyfikacji. Był to proces żmudny, ale wartościowy – umożliwił racjonalizację struktury procesowej, eliminację nadmiarowych procedur i zwiększenie efektywności operacyjnej.
Istotnym aspektem wdrożenia było także zarządzanie zmianą po stronie pracowników. Początkowo pojawił się opór związany z koniecznością korzystania z ustandaryzowanych procesów oferowanych przez chmurowe rozwiązanie SAP. Pracownicy obawiali się, że standardowe rozwiązania nie spełnią ich specyficznych potrzeb, charakterystycznych dla firmy i branży. Ostatecznie, po przeprowadzonych warsztatach („Fit to standard”), pracownicy przekonali się do wartości poszczególnych elementów: możliwości dostosowania procesów do realnych potrzeb, uproszczenie codziennej pracy i uwolnienie firmy od konieczności samodzielnego serwisowania systemów.
– Podstawowym zadaniem systemu jest zwiększenie efektywności operacyjnej oraz zapewnienie szybkiego dostępu do wiarygodnych informacji, co pozwala nam lepiej zarządzać kosztami, eliminować nieefektywności i podejmować trafne decyzje zarządcze w czasie rzeczywistym – podkreśla Olaf Fatalski, Członek Zarządu Duna Polska S.A. odpowiedzialny za obszar wsparcia biznesowego.
Stabilizacja nie zawsze oznacza brak zmian
Najważniejszym zadaniem systemu było zbudowanie operacyjnej samodzielności i zwiększenie efektywności procesów – a stabilizacja po zmianie właścicielskiej była naturalną konsekwencją uporządkowania i optymalizacji działań. Dotychczas używane systemy SAP R/3 oraz S/4HANA sprawdziły się w obszarze spójności procesów, produktywności i bezpieczeństwa. Po odcięciu od struktur portugalskiej grupy, zespół Duna musiał zachować ciągłość operacyjną i zapewnić spójną obsługę klientów oraz dostawców, a nowy model SAP właśnie to umożliwia. Wdrożenie ma więc zabezpieczyć operacje i uniknąć ryzyka związanego z budowaniem nowego systemu od podstaw.
Duna Polska postawiła też na standaryzację, którą model chmury publicznej SAP oferuje jako przewagę – pozwala ona na uproszczenie i automatyzację procesów, co przekłada się bezpośrednio na redukcję kosztów operacyjnych i zwiększenie kontroli nad przepływem informacji. To jedno z kluczowych założeń SAP, które producent skutecznie wdraża również w Polsce. Okazuje się, że ujednolicenie procesów, zamiast prób odwzorowywania każdej specyficznej potrzeby, przynosi organizacjom wymierne korzyści finansowe i organizacyjne.
– Każda firma i jej pracownicy postrzegają swoją organizację – a często także całą branżę – jako wyjątkową. W związku z tym często zakłada się, że ta specyfika powinna zostać odwzorowana w konkretnym systemie. Ale w rzeczywistości wcale tak nie jest. Podstawowy model działania i procesy nie różnią się między sobą aż tak bardzo. Co więcej, nie każde działanie operacyjne w firmie musi się znaleźć w systemie SAP. To podejście niepotrzebnie komplikuje zadania i sprawia, że procesy się wydłużają, a całość systemu wymaga częstego serwisowania i bardzo angażującego zarządzania. Dlatego uważam, że lepszym rozwiązaniem jest przełożenie konkretnego procesu na standaryzowane rozwiązania i uporządkowanie go wewnątrz narzędzia w sposób, w jaki odpowiada to zespołowi. To może być oczywiście na początku trudne – określone procesy trzeba zdefiniować na nowo i poukładać w całej organizacji, ale ten wysiłek jest wartościowy w skali całej firmy. Dzięki zmianie podejścia mieliśmy po latach okazję w sposób praktyczny sprawdzić, jakich zmian faktycznie chcemy, a które dotychczasowe postulaty okazały się zupełnie niepotrzebne – zauważa Olaf Fatalski.
Warto dodać, że proces wdrożenia jest nadal w toku. Firma przeszła przez najtrudniejsze etapy, a obecnie zespół weryfikuje, czy wszystkie procesy zostały poprawnie odwzorowane.
– Wdrażanie modelu chmury publicznej opiera się na podziale na nieduże kroki, które w sposób przejrzysty prowadzą zespół do klarownego podziału zadań. Ten model daje pracownikom jasne role i obowiązki dla każdego z członków zespołu projektowego, całość procesu zachęca też do stosowania ustandaryzowanej dokumentacji, ułatwiając śledzenie postępów, zarządzanie zmianami i udostępnianie informacji. Takie ustrukturyzowane podejście ułatwia jasną i spójną komunikację między interesariuszami przez cały czas trwania projektu. Cała metodologia SAP świadomie wspiera proces zarządzania zmianą w organizacji, od struktury organizacyjnej, po codzienną pracę użytkowników końcowych. Takie podejście minimalizuje potrzebę kosztownego rozwoju rozwiązań niestandardowych i w dużym stopniu skraca czas wdrożenia – podkreśla Alena Sysoi, Accelerated Sales Engagement Senior Specialist w SAP CEE.
Duna Polska zdecydowała się na chmurę, aby osiągnąć strategiczną przewagę konkurencyjną na rynku. Firma zdawała sobie sprawę, że oprócz kwestii efektywności, bezpieczeństwa danych oraz szybkości podejmowania decyzji biznesowych, potrzebuje źródła wiarygodnych danych, które są bazą relacji z partnerami. Jak pokazuje ich przykład, decyzja o zmianie – choć trudna – może być fundamentem trwałej przewagi rynkowej. Nie tylko ze względu na wybrany model systemu ERP i określoną technologię, ale przede wszystkim dzięki wewnętrznemu uporządkowaniu procesów i odważnemu postawieniu pytania: na czym w firmie faktycznie nam zależy?
Duna Polska S.A. specjalizuje się w budownictwie drogowo-mostowym, kubaturowym oraz elektroenergetycznym.
