Blisko połowa CFO ocenia, że korzystanie z nowoczesnych technologii to najważniejsza szansa dla rozwoju firm w 2025 roku. Jednocześnie prawie 40% z nich wskazuje, że największym wyzwaniem dla biznesu w najbliższych miesiącach będzie sytuacja geopolityczna i związane z nią turbulencje. Dla zarządów to moment, w którym muszą zadecydować, czy chcą po prostu przetrwać, czy też wykorzystać sytuację, aby osiągnąć trwałą przewagę. CFO powinni wskazać jak wykorzystać nowe narzędzia, by w tych trudnych warunkach zbudować silną pozycję na rynku.
W ostatnich latach rola CFO ewoluowała – dziś do ich zadań należy nie tylko raportowanie wyników po zamknięciu miesiąca. CFO zostali kluczowymi strategami, którzy, na podstawie danych, wskazują kierunek rozwoju firm, obserwują zmieniające się środowisko biznesowe i szukają nowych możliwości. Pomagają także firmom w adaptacji do zmiennych warunków rynkowych, a nawet wykorzystanie sytuacji do zwiększenia wzrostu. Jak wynika z badania KPMG z 2024 roku, najliczniejsza grupa CFO widzi największy potencjał w cyfryzacji oraz automatyzacji finansów. To właśnie w nowych technologiach upatruje szansy na budowanie przewagi konkurencyjnej poprzez podejmowanie decyzji opartych na bieżących danych dostępnych w systemach.
Wybór narzędzia największą trudnością w cyfryzacji
Potencjał nowoczesnych technologii jest ogromny: wśród obszarów, których cyfryzacja i automatyzacja przyniosłaby znaczące korzyści, CFO wskazują m.in. fakturowanie (53%), obsługę płatności (47%) czy księgowość (47%). Największą trudność stanowi za to wybór i wdrożenie odpowiednich rozwiązań.
W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym bieżące dane to kwestia być albo nie być – liczy się szybkość działania. Największym wyzwaniem w cyfryzacji i automatyzacji jest uzyskanie korzyści natychmiast, a nie w perspektywie 1–2 lat. W dobie szybkich zmian to po prostu za długo. Spółka, która inwestuje kilka milionów złotych w masywne wdrożenia, ryzykuje opóźnienia w adaptacji do zmieniających się potrzeb rynku. Dlatego kluczowe jest stawianie na rozwiązania zwinne – takie, które nie tylko odpowiadają na aktualne potrzeby, ale pozwalają je skutecznie adresować na bieżąco. Elastyczność, szybki zwrot z inwestycji i zdolność adaptacji są fundamentem przewagi konkurencyjnej w realiach, gdzie kwartał może zmienić wszystko – mówi Magdalena Ociepka, CFO w WEBCON.
Wybór narzędzia to jedno. Kolejnym krokiem jest ocena skuteczności projektów związanych z automatyzacją i cyfryzacją procesów. Jak wskazuje ekspertka WEBCON, warto podzielić wskaźniki sukcesu na ilościowe i jakościowe. Te pierwsze to oszczędności, jakie udaje się pozyskać dzięki narzędziom: oszczędność czasu, zmniejszenie liczby osób potrzebnych do wykonania danego zadania itd. Wskaźniki jakościowe to właściwy data governance i ślad audytowy, które pozwalają na stworzenie jednego źródła prawdy, skąd cała organizacja może czerpać rzetelne i prawidłowe dane. Wszystkie te elementy wpływają na zwiększenie transparentności działania i wydajności przedsiębiorstwa i każdy z nich buduje ROI projektu.
Rola CFO nie kończy się jednak na procesie wyboru technologii. Decydując się na wdrożenie narzędzi do digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych, dyrektorzy finansowi muszą pamiętać, że ich zadaniem stanie się bycie ambasadorem tej zmiany wewnątrz firmy i dbanie o to, by zespół rozumiał płynące z niej korzyści oraz szanse.
Wielkie projekty IT czy małe wdrożenia?
Automatyzacja procesów finansowych przynosi firmom niewątpliwe korzyści: znacznie przyspiesza obsługę dokumentów, minimalizuje ryzyko błędów, przyczynia się do obniżenia kosztów, zapewnia bezpieczeństwo danych i usprawnia komunikację oraz przepływ informacji czy dokumentów w firmie. Przede wszystkim jednak pozwala na scentralizowanie wszystkich danych w jednym źródle, a nie tysiącu plików Excel zapisanych na czyimś komputerze. Jednak pomimo szeregu zalet, aż 39% dyrektorów finansowych przyznaje, że wdrażanie nowych rozwiązań w ich firmie jest niemożliwe przez problem z integracją systemów do automatyzacji procesów biznesowych z istniejącymi już narzędziami IT.
Dlatego ważne jest, by przedsięwzięcia tej skali od początku wspierać odpowiednimi platformami, które zapewniają łatwą integrację i umożliwiają natychmiastowe wprowadzanie zmian. Strategię wdrażania kolejnych rozwiązań warto też podzielić na mniejsze etapy.
W mojej ocenie era wielkoskalowych wdrożeń IT dobiega końca – takie projekty są zazwyczaj niedoszacowane już na etapie planowania, obarczone wysokim ryzykiem i rozciągnięte w czasie. Znacznie efektywniejszym podejściem jest stworzenie mapy mniejszych, szybkich wdrożeń. Dzięki kompleksowemu narzędziu, które wdrożyliśmy, mogę elastycznie dopasowywać zestaw aplikacji do aktualnego budżetu i priorytetów biznesowych. Każde wdrożenie trwa maksymalnie 1,5 miesiąca i odpowiada na konkretne potrzeby operacyjne. W ciągu roku udało się w pełni zautomatyzować i znacząco usprawnić kilka kluczowych procesów – mówi Krzysztof Brzeziński, CFO Fraikin Polska.
Należy więc zacząć od podstaw: fundamentem cyfrowej transformacji w firmie powinien być kompleksowy system do automatyzacji procesów, a nie setki niepowiązanych ze sobą aplikacji. Tylko wdrożenie takiego, dostosowanego do jej potrzeb i stale zmieniającego się środowiska biznesowego, pozwoli osiągnąć prawdziwą cyfrową przewagę.
