W styczniu 2025 roku firma Wuteh S.A., jeden z czołowych producentów mebli biurowych w Polsce, oficjalnie przeszła na nowy system ERP – IFS Cloud. O kulisach transformacji cyfrowej i doświadczeniach z wdrożeniem opowiedział podczas konferencji IFS Connect Paweł Kuliński, dyrektor IT w Wuteh S.A.
Cyfrowa rewolucja jako priorytet
Wdrożenie systemu IFS Cloud nie było dla Wuteh jedynie aktualizacją oprogramowania – to była gruntowna zmiana całej infrastruktury IT.
„Dwa lata temu mówiliśmy o nawarstwiającym się długu technologicznego w naszej firmie. Chcieliśmy dokładnie poznać nasze koszty produkcyjne, czego poprzedni system w ogóle nie umożliwiał. Dzisiaj możemy mieć wszystko w jednym systemie” – podkreśla Kuliński.
Dlaczego IFS Cloud?
Wybór odpowiedniego systemu ERP wymagał szczegółowej analizy rynku. Wuteh poszukiwał rozwiązania elastycznego, które poradzi sobie z wysoce zindywidualizowaną i niskoseryjną produkcją.
„IFS Cloud przekonał nas funkcjonalnością i elastycznością – dzięki automatyzacjom, BPA, eventom i customom mogliśmy dopasować system do naszych potrzeb. Zależało nam także na referencjach w branży meblarskiej, które IFS posiada” – dodaje.
Szeroki zakres wdrożenia
System objął niemal każdy obszar działalności firmy: sprzedaż, zakupy, logistykę, gospodarkę materiałową, kontrolę jakości, a także nową platformę B2B do współpracy z kooperantami.
„Kluczowe były dla nas: sprzedaż z konfiguratorem produktów, integracja ze sklepem internetowym oraz automatyzacja wydawania materiałów na produkcję. To fundament naszego nowego podejścia do planowania produkcji” – mówi Kuliński.
Pierwsze efekty po czterech miesiącach
Chociaż od startu minęły zaledwie cztery miesiące, efekty są już zauważalne. Firma zyskała pełną widoczność procesu od zamówienia po wysyłkę oraz lepszą kontrolę nad procesami zakupowymi.
„Planowanie produkcji wcześniej praktycznie u nas nie istniało. Dziś mamy bardzo precyzyjne planowanie składowych naszych wyrobów. Udało się to podzielić na obszary: drewno, metal, akcesoria, montaże oraz zamówienia u kooperantów” – zaznacza.
Rady dla firm przed wdrożeniem ERP
Paweł Kuliński nie ukrywa, że wdrożenie było procesem wymagającym – zarówno pod względem organizacyjnym, jak i emocjonalnym. Kluczem do sukcesu okazały się trzy elementy: zespół, projekt, czas.
„Potrzebujemy zaangażowanego zespołu i liderów, którzy wezmą na siebie odpowiedzialność. Procesy należy dokładnie opisać i nie bać się porzucić starych przyzwyczajeń. Partner wdrożeniowy ma większe doświadczenie – warto go słuchać” – radzi.
„Za krótki czas wdrożenia tworzy ogromną presję, z kolei zbyt długi może spowolnić zapał zespołu.Kluczowe jest dobre rozplanowanie budżetu i harmonogramu” – dodał.
Znaczenie testów i przygotowania do Go-Live
Testowanie systemu odbywało się etapami – od testów zamkniętych w poszczególnych działach, po testy międzyobszarowe.
„Dzięki nim mogliśmy zweryfikować nasze teoretyczne założenia z rzeczywistością. Feedback był bardzo duży, ale z pomocą partnera udało się przeprowadzić udany Go-Live – początkowo pracowaliśmy nawet w dwóch systemach jednocześnie.”
Ocena współpracy i plany na przyszłość
Choć zespół nadal poznaje system, decyzja o wyborze IFS Cloud i partnera wdrożeniowego L-System została oceniona bardzo pozytywnie. „Musieliśmy włożyć ogrom pracy, ale cały zespół zgadza się – wybór IFS Cloud to była bardzo dobra decyzja.”
Patrząc w przyszłość, firma chce dalej rozwijać system – szczególnie w kierunku wykorzystania sztucznej inteligencji i automatyzacji.
„Dziś głównie mówimy o AI. Chcę wykorzystać możliwości AI w planowaniu produkcji. To na pewno usprawni naszą produkcję i relacje z klientami. Potencjał w automatyzacji widzimy ogromny” – dodał prezes.
Wdrożenie IFS Cloud w Wuteh S.A. to przykład strategicznej i kompleksowej cyfrowej transformacji. Dzięki zaangażowaniu zespołu, ścisłej współpracy z partnerem oraz elastyczności systemu, firma zyskała solidne fundamenty do dalszego rozwoju – z technologią AI na horyzoncie.
