Marcin Pleszko, Sagra Technology
epoint

Żeby transformację cyfrową firmy można było znać za udaną, powinna obejmować wszystkie aspekty działania organizacji, wszystkie procesy i wszystkich pracowników. Co jednak z osobami, które nie zawsze wykonują swoje zadania przy biurku? Co z tymi, którzy pracują w terenie? O automatyzacji pracy wykonywanej poza biurem rozmawiamy z Marcinem Pleszko, który pracuje na stanowisku Chief Automation Officer w szczecińskiej firmie IT Sagra Technology.

Po co firmie transformacja cyfrowa?

Przede wszystkim po to, aby organizacja mogła działać skuteczniej, wydajniej, aby mogła czerpać korzyści z danych, które gromadzi i przetwarza. Również po to, aby mogła sprawnie optymalizować swoje procesy oraz koszty i w efekcie lepiej funkcjonować na konkurencyjnym rynku.

Polskie firmy cyfryzują się, są jednak na różnych etapach tej transformacji. Zależy to od wielkości firmy, obszaru w jakim działa, kultury organizacyjnej, zasobów finansowych, zatrudnionych specjalistów czy wcześniej poniesionych inwestycji na digitalizację. Aby ten proces był udany i firma mogła gromadzić możliwie dużo danych, ważne by obejmował jak najwięcej elementów, w tym pracę każdego zatrudnionego w organizacji. Dziś jest to oczywiste w przypadku pracowników w biurze, również tych którzy pracują okresowo lub całkowicie zdalnie. Jednak wiele firm stoi nadal przez wyzwaniem włączenia do cyfrowego ekosystemu organizacji osób, które nie pracują przy biurku lub spędzają przy nim tylko część czasu pracy.

Czy możliwe jest objęcie systemem wszystkich pracowników, również tych, którzy nie pracują za biurkiem?

Jak najbardziej jest to możliwe, bo niemal każdy z tych pracowników dysponuje chociażby służbowym telefonem. Za pomocą urządzeń mobilnych tj. smarfonu czy tabletu oraz aplikacji, możemy pozyskiwać ogromny strumień danych. Obecnie nazywa się to automatyzacją pracy wykonywanej przez pracowników bez biurek czyli „deskless”. Są to osoby, które wykonują dużą część swoich zadań poza biurem lub np. w magazynie. Dziś wszystkie te zadania mogą i powinny być rejestrowane cyfrowo. Daje nam to wgląd chociażby w efektywność tych działań. W wielu firmach takie zadania są najczęściej rejestrowane na papierze a także w postaci plików – Word czy Excel. Ale nawet elektroniczna wersja w pliku Excel nie daje przełożonym wglądu w analitykę tych danych dotyczących efektywności, trendów itp.

To bardzo ważne, aby pracownicy, którzy całkowicie lub częściowo pracują poza biurkiem, byli włączeni w proces transformacji cyfrowej, także aby czas ich pracy liczył się automatycznie, a każdy etap zadania do wykonania został potwierdzony, oceniony i zaraportowany. Dzięki temu w tle cały czas powstają dane. Mogą one ułatwiać wykonanie pracy wg założonego planu, umożliwić ocenę efektywności, dokumentować wykonanie zadania czy zlecenia i służyć następnie do wielu różnych analiz. Nie trzeba dla przykładu siadać na koniec dnia pracy i przygotowywać raportu z wykonanych zadań czy zleceń. Jeśli o to odpowiednio nie zadbamy, może umknąć nam sporo istotnych informacji.

Jeśli różne dokumenty, raporty, które są tworzone na potrzeby wykonania danego zadania, znajdują się np. tylko jako pliki na komputerze pracownika, ale jego przełożony nie ma narzędzi, żeby tę pracę w jakikolwiek sposób przeanalizować z tzw. lotu ptaka, to tak naprawdę wie bardzo niewiele. To w dobie powszechnej digitalizacji generuje coraz większe koszty i zmniejsza przewagę konkurencyjną przedsiębiorstw.

Aplikacje biznesowe wychodzą naprzeciw tego typu potrzebom przedsiębiorców. Nie tylko
automatyzują zadania i przepływy biznesowe, które zachodzą poza biurem, w których uczestniczą pracowni firmy. Są to aplikacje przygotowane pod konkretne wymagania, pod konkretny proces biznesowy. Wszystko, co dzieje się w firmie, może i powinno być uwzględnione w danych. To pozwoli na ocenę efektywności konkretnych zadań i umożliwi jeszcze lepszą organizację procesów przebiegających w przedsiębiorstwie. I oczywiście nie chodzi o customowe aplikacje, których wykonanie pochłonie ogromne budżety, a w dniu ich uruchomienia produkcyjnego okażą się nieaktualne. Dziś mamy dostępne technologie, które ułatwiają tworzenie aplikacji do obsługi procesów biznesowych i które pozwalają na ich dostosowywanie zgodnie z rozwojem i potrzebami firmy.

Kto konkretnie może pracować „poza biurkiem” i korzystać z narzędzi automatyzujących pracę?

Mogą to być mechanicy, serwisanci, inżynierowie, inspektorzy, magazynierzy, monterzy kablówki czy kontrolerzy procesów w zakładach przemysłowych. Oczywiście przedstawiciele handlowi również. To osoby, które często przemieszczają się, mają wiele spotkań lub po prostu ich praca nie jest pracą biurową. Mają zupełnie różne zadania, dlatego nie ma tutaj jednej odpowiedzi, jednego rozwiązania, które będzie uniwersalne i będzie pasowało do wszystkiego. Są systemy branżowe, czy przeznaczone dla jakiegoś obszaru, np. CRM do obsługi klienta. Dla niektórych z nich rzeczywiście istnieją gotowe narzędzia. Istnieje jednak wiele luk w digitalizacji procesu, na przykład pracownik wykonuje swoją pracę częściowo na komputerze, częściowo na smartfonie, który wykorzystuje np. do wykonania zdjęcia. Jeśli takie zdjęcie nie jest powiązane z aplikacją, pozostaje na urządzeniu pracownika. Jeśli mamy odpowiednie narzędzie, zdjęcie wykonane na firmowym tablecie lub smartfonie trafia od razu do aplikacji. Ma ono dodatkowe dane, np. datę, miejsce i pozycję GPS. Takie zdjęcie może być dowodem na wykonanie zadania czy zlecenia, ale to nie wszystko. Istnieją narzędzia wykorzystujące rozpoznawanie obrazu, które na wykonanym zdjęciu mogą wychwycić nieprawidłowości.

Powszechnie wiadomo, że firmy chcą się cyfryzować, jednak przeszkodą często są ograniczone zasoby. Czy jest jakiś sposób, żeby również mniejsze organizacje mogły wykorzystywać technologie do rozwoju?

Do niedawna, jeśli firma miała określone zapotrzebowanie na narzędzia usprawniające tego typu procesy, zgłaszała je do swojego działu IT lub do firmy zewnętrznej typu software house i powstawało rozwiązane dedykowane, tzw. customowe, odpowiadające konkretnym potrzebom. Dziś jest zupełnie inaczej – niepewność jest większa, często zmieniają się warunki biznesowe, pojawiają się nowe uwarunkowania prawne, co niesie konieczność dostosowywania aplikacji. To zabiera czas i jest kosztowne.

Odpowiedzią na te potrzeby są platformy ułatwiające kodowanie – low-code i no-code, które dają pracownikom nietechnicznym możliwość tworzenia aplikacji spełniających ich potrzeby, bez znajomości kodu. W platformie low-code wymagane są pewne podstawy kodowania, natomiast w wersji no-code użytkownik tworzy rozwiązanie za pomocą gotowych modułów. Może w ten sposób stworzyć aplikację do obsługi procesu biznesowego, łącząc gotowe elementy, np. listę zadań, szablony zadań, listę lokalizacji, które pracownik ma odwiedzić, listę zleceń czy bazę wiedzy firmowej.

Daje to organizacjom ogromne możliwości digitalizacji całych procesów a w rezultacie dostęp do danych. Te aplikacje można zmieniać i dostosowywać bardzo łatwo, szybko i tanio. Rozwiązania stworzone w ten sposób są również odporne na przyszłe zmiany (future proof). Spodziewam się, że wykorzystanie platform ułatwiających kodowanie pracownikom biznesowym będzie w najbliższych latach jednym z największych trendów w digitalizacji przedsiębiorstw.

Digitalizacja i automatyzacja procesów uzależniona jest od danych, które powinny być rzetelne i aktualne. Jak to wygląda w praktyce?

Rzeczywiście, wszelkie raporty i analizy potrzebują danych. Jeśli do realizacji zadań wykorzystujemy systemy czy aplikacje, możemy polegać na aktualnych, rzetelnych i szczegółowych danych. W takim podejściu jest niewiele miejsc do nadużyć. Raport powstają na bazie śledzenia poszczególnych etapów realizacji zadania czy zlecenia, a to dla firmy obiektywny dowód. W przypadku jakichkolwiek nieprawidłowości, można sprawnie przeanalizować całą sytuację i zdiagnozować, co po drodze wydarzyło się i spowodowało błąd.

Czy to może wpłynąć na poprawę procesów w przyszłości?

Jak najbardziej, gromadzenie danych w systemach biznesowych pozwala na opracowanie raportów analitycznych, które mogą służyć poprawieniu procesów w organizacji. Firmy dzięki tego typu aplikacjom mogą podnosić poziom świadczenia usług czy identyfikować nowe potrzeby, jakie pojawiają się u ich klientów. Mogą pomagać w wychwytywaniu błędów, nieprawidłowości, wymuszać zaraportowanie uwag czy zauważyć jakieś nowe potrzeby klienta. To wszystko później można analizować, aby wychwytywać wąskie gardła w procesach, ale także szanse np. na wprowadzenie nowego produktu czy usługi.

Jak tego typu narzędzia pomagają menagerom w zarządzaniu zespołami?

Najważniejszy jest tutaj aspekt poprawy efektowności pracy. Aplikacje wspierające pracowników „poza biurkiem” służą nie tylko do automatyzacji raportowania z wykonanych zadań, ale wspierają komunikację czy dostarczają niezbędną wiedzę pracownikom w terenie. To również przewodniki wskazujące, które czynności należy wykonać, w jakiej kolejności, aby zagwarantować odpowiednią jakość obsługi klienta.

Automatyczne liczenie czasu pracy służy de facto do określenia kosztów realizacji zadania czy zlecenia, a w efekcie ich do optymalizacji. Przełożony wie, gdzie są jego ludzie, co robią, ile czasu zajmuje im wykonywanie poszczególnych zadań, może oszacować czy są w stanie wykonywać więcej zadań, a może istnieje konieczność zatrudnienia dodatkowych osób? System może także pomóc w optymalizacji pracy, aby odciążyć pracowników z jakichś zadań i przesunąć ich na inne obszary.

Co z firmami, które nie zdecydują się w porę na wdrożenie odpowiednich narzędzi?

Mogą po prostu zostać w tyle i utracić swoją konkurencyjność. Jeśli nie zadbają o automatyzację i optymalizację procesów, nie będą w stanie działać efektywnie a ich koszty funkcjonowania będą rosły. Brak zaawansowanych analiz i umiejętności wykorzystywania danych może utrudnić im podejmowanie trafnych decyzji biznesowych. W efekcie to wszystko może wpłynąć na ograniczenie innowacyjności organizacji i trudności w przyciąganiu młodych, świetnie odnajdujących się w nowych technologiach talentów.

Subscribe
Powiadom o
guest
0 komentarzy
najstarszy
najnowszy oceniany
Inline Feedbacks
View all comments